Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов. Электронный документооборот между организациями Что такое электронный документооборот между предприятиями

Электронный документооборот между организациями - как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

Обладать обязательными реквизитами.
Соответствовать утвержденному формату.
Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
Необходимость в последующей распечатке документа.
Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Подробнее об электронном взаимодействии с ПФР см. в этом материале .

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
Его преимуществах.
Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).

В какой момент организация имеет право начать электронный документооборот с контрагентами? Может ли она одновременно вести и бумажный документооборот, и электронный? Если да, нужна ли разная нумерация или она будет сплошной? Если наша организация хочет устанавливать усиленную квалифицированную подпись, покупатель тоже должен подписывать такой подписью?

Организация может в любое время начать использовать электронные документы для взаимоотношений с контрагентами. Сам факт и порядок использования электронных документов должны быть закреплены в учетной политики организации. Использование электронных документов возможно при наличии соответствующего соглашения с контрагентом. Не все контрагенты имеют технические возможности для обмена документами в электронном виде, поэтому организация может предусмотреть возможность ведения документооборота частично в электронном виде, частично в бумажном. В настоящий момент законодательство не содержит каких-либо особых требований к оформлению и нумерации документов, поэтому такой порядок следует прописать и утвердить в учетной политике.

В настоящий момент требования по применению квалифицированной электронной подписи предусмотрено налоговым кодексом только для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами.

Однако следует учесть, что по мнению Минфина, электронные документы, принимаемые в качестве первичных документов тоже должны быть подписаны квалифицированной подписью.

Что касается прочих документов, то при наличии юридически действительного соглашения хозяйствующие стороны организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Электронные документы

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись ().

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью , нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов и статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250 , от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139 , от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67 , от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409 .

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике . В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:
– перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
– список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
– способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
– порядок хранения электронных документов;
– способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Перечень удостоверяющих центров приведен на сайте Минкомсвязи России в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров».

Отметим, что специалисты ФНС России занимают более лояльную позицию. Они считают, что если стороны заключили соответствующее соглашение, то они могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при сдаче налоговой отчетности (письмо ФНС России от 17.01.2014 № ПА-4-6/489).

ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920

О подтверждении расходов

Вопрос
О подтверждении расходов электронными документами для исчисления налога на прибыль.

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу подтверждения расходов электронными документами для целей исчисления налога на прибыль организаций и сообщает следующее.
Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Статьей 313 Кодекса определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ) оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни организации.
В соответствии с пунктом 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ предусмотрено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Согласно пункту 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ предусмотрено, что определенные руководителем экономического субъекта для применения в организации первичные учетные документы должны содержать все обязательные реквизиты, установленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ .
В соответствии с пунктом 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ).
Исходя из статьи 5 Закона № 63-ФЗ , видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются Законом № 63-ФЗ , являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись.
Согласно статье 6 Федерального закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
При этом информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Поскольку в главе 25 Кодекса в части документального подтверждения расходов не установлено особенностей, в соответствии с которыми определенные документы должны оформляться исключительно на бумажном носителе или составленные в электронной форме документы могут подписываться простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, то, по мнению Департамента, первичные учетные документы, составленные в электронном виде, могут подтверждать соответствующие расходы для целей налогообложения прибыли при условии их надлежащего подписания усиленной квалифицированной электронной подписью.
Одновременно сообщаем, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. Направляемое мнение Департамента имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
Минфина России
А.С.Кизимов

Интернет открыл доселе невиданные возможности по обмену информацией. Совершенно не обязательно лететь на другой конец света, чтобы пожать руку будущему партнеру и обговорить детали дальнейшей работы. Все нюансы работы можно обсудить и через интернет. Однако некоторые вещи мы продолжаем делать по-старинке. И дело здесь не в нашей склонности к ретроградству, а в особенностях законодательства.

Допустим, вы нашли отличного заказчика на свои услуги или покупателя продукции. Бухгалтерское оформление хозяйственных операций немыслимо без «первички». Но как провести обмен документами между организациями, если контрагенты находятся в разных городах и возможность личной встречи между ними отсутствует?

Сканированные документы

Первая идея, которая может прийти вам на ум – обмен документами по электронной почте или факсу в сканированном виде. К примеру, ООО «Ромашка» на e-mail (или факс) ООО «Василек» высылает скан договора с подписью и печатью. В ООО «Василек» договор распечатывают, подписывают, ставят печать, сканируют и высылают обратно на e-mail (факс) ООО «Ромашка». В итоге у обеих сторон в наличии договоры со своей оригинальной подписью и печатью и со сканированной подписью и печатью контрагента.

Аналогичный «финт ушами» можно проделать не только для договоров, но и для других документов – накладных, актов. Покупателю можно отправить скан счета на оплату.

На самом деле такая ситуация на практике довольно распространенная. Здесь действует лозунг: «Лучше у нас будет хоть что-то, чем ничего». Ведь не каждый контрагент будет заморачиваться отсылками бумажных документов, если ему для учета они без надобности.

Однако имеют ли сканы документов юридическую силу? Сомнительно. Давайте обратимся к законодательству.

Сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, кроме сделок, требующих нотариального удостоверения (п.1 ст.161 ГК).

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п.2 ст.434 ГК).

Сам по себе сканированный документ не может доказывать, что он действительно был подписан соответствующими лицами. Средством, признанным законодательно и позволяющим достоверно установить создателя электронного документа, является электронная цифровая подпись (закон от 06.04.2011г. №63-ФЗ «Об электронной подписи»).

А что же факс и электронная почта, могут ли они подтвердить отправителя? Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, нужна его идентификация. Как вы можете быть уверены, что факс, с которого прислан документ, действительно принадлежит вашему контрагенту? По электронной почте документы могут быть отправлены и неуполномоченным лицом.

При работе через интернет оперативность, безусловно, крайне важна. Однако оказывать услуги (отгружать товары) по договору, который в дальнейшем может быть оспорен, крайне рискованно. Денег можно так и не дождаться.

Однако если вы работаете с контрагентом длительное время, то вовсе не обязательно постоянно обмениваться только оригиналами бумажных документов. Вот один распространенный и удобный вариант, как организовать обмен документами между организациями:

1. Сначала вы заключаете договор в письменной форме, в виде одного документа, скрепленного оригиналами подписей и печатями. Это придется сделать через курьерскую службу или почту (см. далее).

2. В составленном договоре прописываете, что такие-то последующие документы при таких-то условиях стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

3. В дальнейшем обмениваетесь документами по исполнение договора так, как договорились, например, по электронной почте или факсу.

Примеры формулировок, вносимых в договор

Бумажные документы в оригинале

Если вы пока не располагаете средствами, позволяющими наладить электронный документооборот, то обмен бумажными документами через почту или курьерские службы остается самым подходящим решением. Обмен документами происходит следующим образом:

Составляется документ (как правило, в программе, в том числе в бухгалтерской);

Распечатывается (обычно в 2 экз.), подписывается, ставится печать;

Документ упаковывается в конверт;

Письмо отправляется через почту или курьерскую службу;

Письмо приходит вашему контрагенту, он подписывает документ, ставит печать;

Один экземпляр документа отправляет вам обратно через почту или курьерскую службу;

Вы получаете ваш подписанный экземпляр документа и храните его.

Очевидные минусы:

Если отправка почтой, то это очень долго, документы часто опаздывают;

Документы на почте часто теряются;

Расходы на: бумагу для распечатки документов, краску для принтера, конверты, рабочее время сотрудников на распечатку, запаковку, визиты на почту плюс сама стоимость отправки почтой или курьером.

Как правило, те, кто при словах «электронный документооборот» округляет глаза и заявляет: «ДОРОГО!», не подсчитывал, сколько денег уходит на бумажные отправки (отправить даже одно простенькое заказное письмо с одной-двумя бумажками через почту будет стоить более 30 руб.). Если в месяц у вас отправляется большое количество документов, то, скорее всего, электронный документооборот будет дешевле.

Однако если ваши контрагенты не собираются переходить на электронный обмен документами, то тут ничего не поделать – придется пыхтеть над бумажками. А может, стоит попытаться их убедить с помощью цифр?

Электронные документы

Теперь кратко поговорим о наиболее прогрессивном на сегодняшний день варианте обмена документами на расстоянии – путем использования электронных документов. Электронный документ может быть:

Формализованным (атрибуты файла подлежат автоматической обработке, имеют строгий формат XML-файла – счета-фактуры);

Неформализованным, форма которого может быть любой.

Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Он равнозначен бумажному документу и имеет юридическую силу. Через интернет документ мгновенно доставляется адресату. Отправить можно любой первичный бухгалтерский документ.

Один из распространенных вопросов – обязательно ли работать через оператора электронного документооборота? Ответ – смотря чем обмениваетесь:

1. Прямой обмен документами с контрагентом. Если у обоих есть квалифицированная электронная подпись, то дополнительного соглашения для обмена заключать не потребуется. Документы с электронной подписью можно пересылать напрямую по электронной почте. Для подписания документов электронной подписью может быть использован программный продукт КриптоАРМ, который нужно установить и настроить своими силами.

2. Обмен через оператора. Этот вид обмена обязателен только для счетов-фактур. С остальными документами – по желанию. Плюсы работы через оператора: копии ваших электронных документов хранятся у оператора, что страхует вас от их потери, отправка документов возможная сразу из бухгалтерской программы (например, для отправки через Диадок в 1С создан специальный модуль).

Подготовка квалифицированного сертификата электронной подписи – в среднем 1000 руб. Годовая лицензия на право использования средств криптографической защиты информации (СКЗИ) – от 500 руб. Стоимость отправки документов – пример на картинке.

Детальную процедуру работы и подключения к оператору мы здесь не будем рассматривать, т.к. ваша первая задача – просмотреть предложения и сравнить тарифы, выбрав самый подходящий для вас вариант. Далее техподдержка оператора не позволит вам заблудиться))).

Подключение к электронному документообороту проходит 3 шага:

Подключение к оператору, подписание соглашения с оператором;

Приобретение сертификата подписи и лицензии на СКЗИ;

Подключение ваших контрагентов.

Заключать дополнительные соглашения с контрагентами для обмена документами через оператора не нужно.

Если вам нужна консультация по бухгалтерскому учету и налогообложению в вашем интернет-бизнесе, пишите мне на странице. Узнайте, чем я могу помочь интернет-предпринимателям, загляните на страницу.

Применение электронного документооборота (ЭДО) в организации

Для того чтобы понять, что такое электронный документооборот (ЭДО) и для чего он нужен, следует знать общий принцип документооборота. А именно:

Какие первичные документы составляются на предприятии;
Как происходит обмен этими документами внутри предприятия и со сторонними организациями;
Кто составляет и проверяет оформление первичных документов;
У кого есть право подписи документов.

На каждом предприятии разработан индивидуальный график документооборота, который помогает сотрудникам разобраться и определить движение документов.

Впервые ЭДО появился в банковской сфере, затем системы ЭДО стали применяться на многих западных предприятиях. В настоящее время ЭДО широко используется и в России, для оперативного обмена информацией.

ЭДО – это быстрый и качественный обмен различной информацией как внутри предприятия, так и с внешними контрагентами либо контролирующими органами. Своевременное выявление ошибок и расхождений в расчетах между контрагентами, а также сверка данных покупателя и поставщика с данными ИФНС, позволяет оперативно выявлять расхождения в счетах-фактурах.

Например, при обмене документами с контрагентами с помощью ЭДО, а не с помощью почтовых услуг, предприятием будет сэкономлено не только время оформления документа: печать документа, сбор подписей, оформление конвертов и т.д., но и сократятся затраты на услуги почты.

Документы, обработанные с помощью ЭДО, по законодательству имеют такую же юридическую силу, как на бумажном носителе. Все договора, соглашения и прочая подобная документация имеет юридическую силу согласно ГК РФ. В Налоговом кодексе также предусмотрена электронная документация, которая имеет такую же силу, как и документы на бумажных носителях.

Как организовать обмен электронными документами (ЭДО) в 1С 8.3 – пошаговая инструкция

В программе 1С 8.3 Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрена функция, предназначенная для использования ЭДО. Рассмотрим на примере правила настройки и работы с ЭДО в 1С 8.3.

Шаг 1. Настройка электронного документооборота в 1С 8.3

Для работы с ЭДО в 1С 8.3 необходимо сначала настроить программу, а именно:

Произвести обновления до актуального релиза;
Заключить договор с оператором связи для передачи электронных данных. Можно с оператором через которого отправляете отчетность в ИФНС и внебюджетные фонды;
Получить пароль и логин интернет-поддержки обслуживающей предприятие компании 1С;
Установить крипто-про на компьютер или получить электронно-цифровую подпись на флеш-носителе.

Внимание! В справочнике «Контрагенты» наименование контрагентов необходимо заполнять по данным ИФНС, для того, чтобы в 1С 8.3 корректно заполнились данные: наименование организации, ИНН/КПП, адрес и код ИФНС.

Для этого заходим в меню «Справочники», где выбираем справочник «Контрагенты»:

В открывшемся списке контрагентов проверяем корректное заполнение данных по всем контрагентам. Для этого наводим курсор на нужного контрагента и кнопкой «Еще» выбираем функцию редактирования «Изменить»:

Открывается карточка контрагента:

Если ИНН контрагента уже внесен в карточку, то нажимаем кнопку «Заполнить по ИНН», после чего происходит автоматическое заполнение сведений о КПП, наименовании и адресе по данным ИФНС.

Адрес обязательно должен быть заполнен не в произвольном формате, а по данным адресного классификатора. Но для этого следует настроить подключение базы 1С к интернету и серверу ИФНС.

Шаг 2. Настройка ЭДО и криптографии

Заходим в раздел “Администрирование” и выбираем функцию “Обмен электронными документами”:

Открывается окно «Настройка обмена электронными документами»:

Для работы с ЭДО в 1С 8.3 следует отметить «галочкой» функции “Электронные подписи” и “Обмен электронными документами с контрагентами”:

Затем следует убедиться, что электронная подпись настроена. Для этого заходим в меню «Настройки электронной подписи и шифрования» на вкладку «Программы», где должен отобразиться установленный ключ. Если ключ не установлен, то следует обратиться к специалистам для его установки:

Шаг 3. Подключить электронный документооборот

Следующим шагом будет подключение к сервису 1С ЭДО. Для этого выбираем функции «Подключиться к сервису 1С ЭДО» и «Подключиться к сервису 1С Такском»:

При подключении к сервисам ЭДО и ТАКСКОМ, открывается помощник подключения. Следуя подсказкам программы 1С 8.3, проходим этап заполнения:

Далее заходим в настройки ЭДО в 1С 8.3, где открывается автоматически настроенный шаблон для обмена электронными документами с контрагентами. В поле «Организация» необходимо выбрать юридическое лицо, которому хотите отправить приглашение на электронный обмен документами. После этого, нажав на кнопку «Записать и закрыть», выбранному контрагенту автоматически отправится приглашение на подключение к ЭДО:

Для обновления форм ЭДО в 1С 8.3, следует поставить отметку в окошке «Переходить на новые формы автоматически»:

В 1С 8.3 можно настроить расписание обмена электронными документами:

Или смотрите наш видео-урок:

Шаг 4. Работа с ЭДО

При формировании первичных документов в программе 1С Бухгалтерия 8.3, следует учесть, что в меню документа, для которого утверждена форма электронного документооборота, есть кнопка «ЭДО». Все действия с такими первичными документами можно произвести, согласно выбранной команде:

Для просмотра всей информации движения документов по ЭДО, в 1С 8.3 существует функция «Архив ЭДО» в меню «Администрирование»:

В архиве можно просмотреть все совершаемые операции с документами в ЭДО. Используя закладки и меню настроек, в 1С 8.3 можно получить различные отчеты по видам документов и степени их исполнения:

Для работы в текущем режиме с ЭДО в 1С 8.3, следует использовать функцию «Текущие дела ЭДО», которая находится в разделе «Продажи»:

Или в разделе «Покупки»:

Где также можно сформировать необходимые отчеты:

Для обмена произвольными электронными документами с поставщиками или покупателями в 1С 8.3 предназначена функция «Произвольные электронные документы»:

В данном сервисе можно выбрать файл произвольного формата либо установленного формата из открывающегося списка:

Либо выбрать документ произвольного или установленного формата из открывающегося списка и также отправить своему контрагенту.

Документооборот в каждой организации имеет большое значение. От того насколько грамотно и удобно настроен документооборот в компании зависит насколько быстро и качественно она сможет взаимодействовать с другими организациями. Документооборот между организациями называют внешним документооборотом. Он является продолжением внутреннего и не может существовать без него.

В данной статье мы рассмотрим:

что такое внешний документооборот;
что такое ЭДО;
как организовать ЭДО между компаниями.

Внешний документооборот

Документооборот между организациями фактически и будет являться внешним документооборотом, поскольку именно он предполагает движение документов между организациями.

К нему можно отнести все входящие и исходящие документы по деятельности вашей компании. Например, это могут быть договоры со сторонними организациями, накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, справки о стоимости работ и т.д. Все ваши сделки с партнерами, деловая переписка, которую вы с ними ведете, коммерческие предложения и прочее будет входить в рамки внешнего документооборота.

Его важность заключается в том, что на его основе в компаниях ведется бухгалтерский учет, а также налоговый учет и статистический. Также благодаря организации внешнего документооборота создается деловая репутация компании. Поэтому крайне важно обучить сотрудников компании ответственному отношению к подобным документам.

Сотрудникам следует помнить, что документ всегда должен быть в наличии, ведь иногда отсутствие какого-либо документа может привести к большим проблемам для компании.

Помимо этого необходимо правильно оформлять документы. Существует множество первичных бумаг, для которых установлена форма и законом определены требования к их заполнению.

Документы должны храниться надлежащим для этого образом. Необходимо обеспечить их физическую сохранность и легкий, удобный доступ к ним.

Электронный документооборот

В настоящее время все больше компаний предпочитают переходить на электронный документооборот (ЭДО), с помощью которого происходит движение и обмен документами в электронном виде.

Обмен документами между предприятиями в электронном виде предоставляет компаниям ряд преимуществ и является в настоящее время наиболее предпочтительным. Особенно это касается документооборота с государственными учреждениями, которые все больше переходят на безбумажные процессы.

Переход на ЭДО в компании происходит не сразу, это постепенный и поэтапный процесс.

Как показывает практика лучше всего данный переход начать с внутреннего документооборота компании. Так будет намного проще и удобнее, а как только внутренний электронный документооборот будет налажен, можно приступать к установке электронного документооборота между организациями или по-другому, межкорпоративного электронного документооборота (МЭДО).

На сегодняшний день и технические средства, и программное обеспечение, а главное, и законодательство РФ позволяет это сделать без особых затруднений.

Нормативно-правовая база обмена электронными документами закреплена такими документами как:

Гражданский кодекс Российской Федерации;
Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации;
Налоговый кодекс Российской Федерации;
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и др.

Как организовать ЭДО между компаниями

На практике существуют различные варианты сочетания элементов традиционного и электронного документооборота от простых вариантов до целых комплексных систем.

Комплексные системы внешнего ЭДО позволяют сочетать в себе регистрацию документов в корпоративной системе, отправку писем по электронной почте, автоматизацию процедуры регистрации документов, поступающих по электронной почте, в корпоративной системе организации-получателя документов. Помимо этого они обеспечивают использование средств криптозащиты, в том числе электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

При организации взаимодействия двух и более корпоративных систем с использованием технологии взаимоувязанного документооборота необходимо учесть ряд различных по сложности проблем.

Наиболее сложные задачи касаются технического обеспечения взаимодействия корпоративных систем нескольких организаций и ведомств, а также информационной безопасности и защиты информации в компьютерных сетях

Данный комплекс задач решается специалистами в сфере информатизации и технической защиты информации.

От служб документационного обеспечения компаний-участников потребуется организовать методическое взаимодействие электронного документооборота, решить вопросы унификации формы документов, форматов записи, принципов документооборота.

Для успешного внедрения ЭДО организациям и разработчикам автоматизированных систем необходимо действовать согласованно, использовать общие принципы и типовые решения.