Все бухгалтерские проводки по отпускам. Проводка по бухгалтерии: когда и как должны быть начислены отпускные? Начислены суммы выплат за очередные отпуска проводка

Отпуск оплачивайте не позднее чем за три дня до его начала. При этом в Трудовом кодексе не запрещено выплачивать отпускные и раньше (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Ситуация: в каких днях отсчитывать трехдневный срок для выплаты отпускных – календарных или рабочих?

Предельный срок выплаты отпускных отсчитывайте исходя из календарных дней.

Ведь если в Трудовом кодексе прямо не указано, какие дни считать для того или иного срока, исходить нужно именно из календарных.

Этот порядок действует и в отношении предельного срока выплаты отпускных, так как в статье 136 Трудового кодекса РФ прямо не указано, какие дни учитывать. Поэтому считайте и рабочие, и нерабочие – праздничные, выходные дни. То есть все календарные дни. При этом если окончание срока выпадает именно на нерабочий день, то выплату делайте накануне – в последний рабочий день.

Такой порядок предусмотрен в статье 14 Трудового кодекса РФ, аналогичные выводы выражены и в письме Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1.

Ситуация: можно ли по желанию сотрудника выплатить ему отпускные после его выхода из отпуска?

Ответ: нет, нельзя.

Трудовое законодательство так поступить не позволяет. Организация обязана выплатить отпускные сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). И никаких исключений из этого положения, связанных с желанием работника, Трудовой кодекс РФ не содержит.

Ответственность за просрочку выплаты отпускных

Внимание: несоблюдение срока выплаты отпускных может быть расценено как нарушение требований трудового законодательства. За это нарушение трудовая инспекция может оштрафовать организацию или ее должностных лиц.

Ответственность предусмотрена такая:

для должностных лиц организации (например, руководителя) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
для предпринимателей – штраф от 1000 до 5000 руб.;
для организации – штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Повторное нарушение влечет:

для должностных лиц организации (например, руководителя) – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
для предпринимателей – штраф от 10 000 до 20 000 руб.;
для организации – штраф от 50 000 до 70 000 руб.

Такие меры ответственности установлены в частях 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сотрудник, которому не выплатили отпускные своевременно, может потребовать перенести ежегодный отпуск на другое время (ч. 2 ст. 124 ТК РФ, п. 2 определения Конституционного суда РФ от 23 июня 2005 г. № 230-О).

Если отпускные рассчитаны и выплачены, а сотрудник в связи с экстренной ситуацией на производстве не может уйти в отпуск, оформите отзыв из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Бухучет

Порядок отражения в бухгалтерском учете отпускных зависит от того, создает организация резерв на оплату отпускных или нет.

Резерв на оплату отпусков

C 2011 года организации обязаны создавать резерв на оплату отпусков в бухучете, поскольку предстоящие расходы на выплату отпускных признаны оценочным обязательством (п. 8 ПБУ 8/2010, письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 07-02-06/107). Соответственно, все отпускные (в т. ч. и по переходящему отпуску) списываются в бухучете за счет созданного резерва. Исключение предусмотрено лишь для субъектов малого предпринимательства при условии, что они не являются эмитентами публично размещаемых ценных бумаг (п. 3 ПБУ 8/2010). Такие предприятия вправе не создавать резерв на оплату отпусков и относить отпускные непосредственно на счета учета текущих затрат.

Бухучет: резерв не создается

Если резерв в бухучете не создается, то начисление и выплату отпускных отразите следующим образом:

– начислены отпускные.

Дебет 70 Кредит 50 (51)

– выплачены отпускные.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счет 70).

Аналогичные проводки делайте и в том случае, если отпуск является переходящим (т. е. начинается в одном месяце, а заканчивается в другом). При этом распределять отпускные по месяцам бухгалтеру не придется.

Это объясняется следующим.

С 2011 года затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, в бухгалтерском балансе в качестве расходов будущих периодов (отдельной строкой) могут не отражаться. Они показываются в балансе в соответствии с условиями признания активов, установленными нормативно-правовыми актами по бухучету. И подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости активов данного вида.

Такие правила установлены пунктом 65 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

В связи с этим счет 97 «Расходы будущих периодов» используется не во всех случаях, в которых он применялся ранее. Этот счет можно использовать при условии, что соответствующие суммы прямо названы в качестве расходов будущих периодов в действующих нормативно-правовых актах по бухучету. Либо суммы учитываются на счете 97, если они отвечают следующим критериям:

организация понесла затраты, при этом у контрагента не возникло встречных обязательств перед ней (в противном случае признается дебиторская задолженность, а не расход);
данные расходы не формируют стоимость материальных или нематериальных активов;
расходы обуславливают получение дохода в течение нескольких отчетных периодов.

Отпускные, начисленные в текущем месяце за следующий месяц, к расходам будущих периодов не относятся, поскольку такие затраты не обуславливают получение доходов в нескольких отчетных периодах (п. 19 ПБУ 10/99) и влияют на финансовый результат именно того периода, в котором они осуществлены. Следовательно, в бухучете отпускные не нужно распределять между месяцами, на которые пришелся отпуск, то есть их следует учитывать единовременно по факту начисления.

Пример отражения в бухучете начисления отпускных. Отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. Организация является субъектом малого предпринимательства, резерв на оплату отпускных не создает

В июне 2015 года менеджеру ООО «Торговая фирма "Гермес"» А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней: с 16 июня по 13 июля 2015 года. Отпускные были выплачены сотруднику 11 июня 2015 года.

Бухгалтер начислил отпускные в сумме:

в том числе:

за июнь:
за июль:

В июне 2015 года:

Дебет 44 Кредит 70
– 28 672 руб. – начислены отпускные Кондратьеву за июнь и июль.

Бухучет: резерв создается

Если организация создает резерв на оплату отпусков, то суммы начисленных отпускных в расходы текущего месяца не включайте. Начисление отпускных и взносов на обязательное страхование в бухучете отразите проводками:

– начислены отпускные за счет резерва;

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»

– начислены за счет резерва пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии с отпускных;

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»

– начислены за счет резерва взносы на социальное страхование с отпускных;

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»

– начислены за счет резерва взносы на медицинское страхование в ФФОМС России с отпускных;

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»

– начислены за счет резерва взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с отпускных.

Выплату отпускных отразите проводкой:

Дебет 70 Кредит 50 (51)

– выплачены отпускные.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 70 и 96).

Отпускные при переходящем отпуске

Ситуация: как в бухучете отразить начисление отпускных за счет резерва при переходящем отпуске (начинается в одном месяце, а заканчивается в другом)?

Полную сумму начисленных отпускных нужно списать за счет сумм ранее созданного резерва. Тот факт, что отпуск является переходящим с одного месяца на другой, значения не имеет.

Резерв на оплату отпусков является оценочным обязательством (п. 5 ПБУ 8/2010). Оно отражается в бухучете на отчетную дату. Его величина представляет собой «виртуальную» задолженность организации, если бы ей пришлось одномоментно начислить и выплатить отпускные всем сотрудникам. Эта задолженность включает в себя как сами отпускные, так и сумму налогов и взносов, которые с них нужно заплатить в бюджет.

Данный порядок создания оценочного обязательства предусмотрен пунктом 15 ПБУ 8/2010.

В момент выплаты отпускных сотруднику часть оценочного обязательства будет погашена. По правилам трудового законодательства отпускные выплачиваются сотруднику не позднее трех дней до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Следовательно, независимо от того, является отпуск переходящим с месяца на месяц либо нет, оценочное обязательство погашается полностью при выплате отпускных. А значит, и начисляя отпускные конкретному сотруднику, на их полную сумму нужно уменьшить созданный ранее резерв. Разбивать отпуск на части, чтобы списывать обязательство по частям, соответствующим количеству дней отпуска в каждом месяце, не нужно.

Это следует из положений пунктов 5 и 21 ПБУ 8/2010. Исключением является ситуация, когда сумма резерва оказалась недостаточной для списания за ее счет начисленных отпускных.

Пример отражения в бухучете начисления отпускных за счет созданного резерва на оплату отпусков. Отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом

В июне 2015 года менеджеру ООО «Торговая фирма "Гермес"» А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней – с 16 июня по 13 июля 2015 года. Отпускные были выплачены сотруднику 11 июня 2015 года.

За расчетный период – с 1 июня 2014 года по 31 мая 2015 года – Кондратьеву начислена зарплата в сумме 360 000 руб. Расчетный период отработан полностью.

Средний дневной заработок Кондратьева составил:
360 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 1024 руб./дн.

Итоговая сумма отпускных равна:
1024 руб./дн. × 28 дн. = 28 672 руб.

В том числе:

за июнь:
1024 руб./дн. × 15 дн. = 15 360 руб.;
за июль:
1024 руб./дн. × 13 дн. = 13 312 руб.

Начисление отпускных бухгалтер организации отразил в учете следующими записями.

В июне:

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 70
– 28 672 руб. – начислены отпускные Кондратьеву за июнь–июль.

Отпускные превысили размер резерва

Использовать резерв можно только в пределах зарезервированных сумм.

Если в отчетном периоде фактические расходы на выплату отпускных больше, чем размер созданного резерва на оплату отпускных этого работника, сумму превышения нужно отражать в общем порядке:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70

– отражена сумма отпускных в части, превышающей размер созданного резерва.

Такой порядок следует из пункта 21 ПБУ 8/2010.

Каждый бухгалтер знает, что когда начислены отпускные, проводка их осуществляется специальным образом, то есть должны быть учтены и выполнены все правила порядка выплаты этих денег.

Для начала необходимо учитывать, что средства должны выплачиваться как минимум за 3 дня до того дня, когда сотрудник отправляется в отпуск. Хотя можно это сделать и в любой другой день, главное, не позже чем за 3 дня. Действующее законодательство разрешает так поступать.

При этом считаются именно календарные дни, а не рабочие. Но если последний срок приходится на выходной, то выплату нужно делать накануне в рабочий день. И если даже сотрудник просит выдать ему средства после выхода из отпуска, то работодатель все равно обязан сделать начисление и выплату до начала вышеуказанного периода.

Каждый бухгалтер должен понимать, что за нарушение данных сроков работодатель будет нести ответственность. Ведь это игнорирование действующего законодательства. Причем оштрафованы могут быть все должностные лица, которые отвечают за данный процесс. Следует учитывать это и не допускать подобных нарушений. Особенно это касается бухгалтеров, которые должны осуществлять начисление и выплату указанной суммы.

Наказание за нарушение

Предусмотрен ряд наказаний для нарушителей данного правила. А именно:

Все должностные лица организации могут быть оштрафованы на сумму от 1000 р. до 5000 р. Но на первый случай им могут вынести только предупреждение.
Если речь идет о предпринимателях, то здесь предусмотрен штраф в диапазоне от 1000 р. до 5000 р.
Для самой организации предусмотрен штраф. Его сумма варьируется в пределах от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб.

Если работодатель допускает повторное нарушение, то наказание становится жестче. А именно:

Для всех должностных лиц, которые отвечают за данный платеж, выставляется штраф в пределах от 10 до 20 тыс. руб., работников могут дисквалифицировать на срок от 1 до 3 лет.
Индивидуальным предпринимателям выставляется штраф в пределах 10-20 тыс. руб.
Ну а организации получают штраф в сумме 50-70 тыс. руб.

К тому же сотрудник, которому по какой-либо причине не выплатили вовремя отпускные, может требовать, чтобы ему перенесли этот отпуск на другое время года. Но есть ситуации, при которых работник не может уйти отдыхать. Хотя ему уже и выплачены деньги за него. В таком случае бухгалтер должен сделать отзыв из отпуска.

Проводки в бухгалтерии

Отображение проводок в бухгалтерии зависит от того, создала организация определенный резерв на осуществление данных выплат или нет.

При этом создавать запас обязаны все организации. В виде исключения могут быть предприятия, которые не являются эмитентами ценных бумаг, что размещаются публично.

На предприятиях, у которых создан такой запас средств, в бухучете эти выплаты списываются за счет данного резерва.

Ну а если последний не создан, то сумма отпускных относится на текущие затраты.

Это выглядит таким образом: дебет 20 / кредит 70 - начисление и Дб 70/ Кд 50 - выплата.

Этот порядок учета регламентирован инструкцией к плану счетов.

Как видим, сначала происходит начисление отпускных, а потом создается проводка на их выплату.

В случае же когда резерв создан, сумма отпускных, что начисляется, не учитывается в расходах текущего месяца. Но нужно обязательно отобразить начисление отпускных и взносов страхования.

Это выглядит следующим образом:

Дб 96 субсчет/ Кд 70 - так начисляют отпускные за счет резервных средств.
Дб 96 субсчет/ КД 69 субсчет - начисляются все обязательные взносы, которые должны быть уплачены вместе с отпускными. Только нужно выбирать отдельный тип 69 субсчета и создавать проводку на каждый взнос. Последних должно быть столько же, сколько и платежей.
Дб 70/ Кд 50 - отпускные выплачиваются.

Выплаты при переходящем отпуске

Часто у бухгалтеров возникает вопрос, как правильно отобразить начисление и выплату средств, если отпуск оплачивают за счет резерва и если отдых переходит из одного месяца в другой. В этом случае нужно списать всю сумму отпускных на счет раньше созданного резерва. И в этом случае не имеет значения, что отпуск переходит из одного месяца в другой.

Если говорить о том, что такое резерв и как он отображается в бухгалтерии предприятия, то нужно сказать о том, что это виртуальная сумма, в которую включены отпускные всех сотрудников. То есть если бы в один момент весь персонал ушел в отпуск, именно столько денег понадобилось бы выплатить. Данное число средств и должно находиться в резерве. В эту сумму включены и все обязательные взносы. При этом, когда сотрудник получает свои отпускные, часть обязательств погашается.

Из этого всего можно сделать вывод о том, что абсолютно не важно, будет отпуск переходным или нет. Все равно погашение обязательств и начисление отпускных произойдет. Как минимум за 3 дня до начала периода, когда сотрудник уходит отдыхать.

После того как бухгалтер произведет начисление и выплату отпускных, он должен проконтролировать списание определенной суммы резерва. Это очень важно.

Исключением может быть только ситуация, когда в запасе недостаточно средств для вычета данной суммы.

Следует помнить о том, что резерв можно использовать только в пределах зарезервированного количества денег. Если же последнее меньше, чем сумма отпускных, которая должна быть выплачена в данном месяце, то следует сделать такую проводку: ДБ 20/ Кд 70.

Расчет отпускных работнику

На сегодня существует ряд онлайн-калькуляторов, которые помогают быстро начислить отпускные по каждому отдельному сотруднику. Но любой бухгалтер должен уметь сделать это вручную. Ниже приведены несколько примеров, которые помогут разобраться в самых распространенных ситуациях.

Если стаж работника на данном предприятии составляет больше года, то в качестве расчетного периода используются все 12 предыдущих месяцев.
Для той категории сотрудников, которые на предприятии меньше месяца, следует использовать в качестве расчетного периода все дни, что отработал человек. При этом последним сроком будет финальное число прошлого календарного месяца.
И в том, и в другом случае из расчета убираются дни, когда человек находился на больничном, в отпуске или командировке. То есть когда за ним сохранялась средняя заработная плата.
Если, к примеру, весь предыдущий год сотрудник не работал, то в расчет отпускных берутся предыдущие 12 месяцев.

Конечно, могут быть и другие ситуации, в которых бухгалтеру может понадобиться консультация. В таком случае можно повторно ознакомиться с соответствующим положением и инструкцией. Для удобства можно воспользоваться специальной программой-калькулятором, разработанной для бухгалтеров, осуществляющих начисление средств.

Выплаты при расчете отпускных

При расчете отпускных в учет берутся все виды выплат, начисленных сотруднику. Это может быть:

зарплата;
премия;
бонусы;
надбавки и другое.

К тому же источник данных надбавок особого значения не имеет.

Единственное, что не берется в учет при расчете отпускных, - это социальные выплаты. Например, на предприятии могут выдавать средства на оплату транспортных расходов, питания, формы и прочего. Такие деньги при расчете отпускных не учитываются.

Также из расчета нужно исключить выплаты, которые работник получал, когда находился в любом виде отпуска, на больничном или в командировке.

При этом в сумму отпускных включены различные надбавки к зарплате, даже те, которые были разовыми.

И в свою очередь, отпускные также будут включены в расчет оплаты больничного листа и командировок. Сумма выплаченных средств влияет на среднедневной заработок за последние 12 месяцев.

Каждый бухгалтер, а также другое ответственное лицо, должны помнить о том, что порядок расчета и выплаты отпускных строго контролируется со стороны государства.

При любой проверке соответствующими органами могут быть обнаружены нарушения, и тогда придется платить немалый штраф. А иногда и поплатиться своей должностью.

Поэтому, чтобы исключить такие нежелательные ситуации, лучше не нарушать действующий закон и заранее узнать, как именно начисляются и выплачиваются отпускные.

Иногда возникает путаница с тем, какие делать проводки по расчету и начислению отпускных. Например, когда отпуск переходит на следующий месяц или сотрудник берет его авансом. Также путаница возникает из-за использования резерва по отпускам, особенно когда отпускные оказалась больше резерва. На примерах покажем, какие записи делать в учете.

Как быстро оформить отпуск и посчитать отпускные тем,

В бухучете не делите отпускные между месяцами

Если в бухучете у вас есть резерв под отпускные, значит, за счет него вы и будете списывать все затраты по таким выплатам. То есть в течение года вы учитываете в расходах только отчисления в резерв (п. 8, 21 ПБУ 8/2010). А сами отпускные в затраты того месяца, к которым они относятся, не включайте. То же самое касается и страховых взносов, начисленных с таких отпускных.

При этом проводку нужно делать сразу на всю сумму отпускных. Даже если время отдыха затрагивает несколько месяцев или полностью приходится на следующий месяц. То есть когда при этом работник фактически пойдет в отпуск, не имеет значения.

Начисление отпускных и взносов на обязательное страхование в бухучете отразите проводками:

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 70
– начислены отпускные за счет резерва;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по пенсионному обеспечению»
– начислены за счет резерва пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии с отпускных;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по социальному страхованию»
– начислены за счет резерва взносы на социальное страхование с отпускных;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по медицинскому страхованию»
– начислены за счет резерва взносы на медицинское страхование с отпускных;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– начислены за счет резерва взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с отпускных.

Выплату отпускных отразите проводкой:

Дебет 70 Кредит 50 (51)
– выплачены отпускные.

Пример отражения переходящих отпускных за счет резерва:

В июне менеджеру ООО «Торговая фирма "Гермес"» А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней – с 16 июня по 13 июля. Отпускные были выплачены сотруднику 11 июня.

Итоговая сумма отпускных равна:

В том числе:
за июнь:

за июль:

В июне:
Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 70
– 28 672 руб. – начислены отпускные Кондратьеву за июнь–июль.

Списывать за счет резерва можно только суммы по тем отпускам, право на которые сотрудник уже заработал. Выплаты, начисленные за те дни отпуска, которые предоставлены авансом, нужно отражать без использования счета 96 . Дело в том, что зарезервировать средства под еще не заработанные сотрудником отпускные нельзя.

Компании, которые не создают резерв, списывают отпуска на затраты. В учете делают следующие проводки:

– начислены отпускные.

Дебет 70 Кредит 50 (51)
– выплачены отпускные.

Многие организации обязаны создавать резерв на оплату отпусков в бухучете, поскольку предстоящие расходы на выплату отпускных признаны оценочным обязательством (п. 8 ПБУ 8/2010, письмо Минфина от 14.06.2011 № 07-02-06/107).

Все отпускные списывайте в бухучете за счет созданного резерва. Исключение предусмотрено лишь для компаний, которые вправе вести бухучет по упрощенным правилам . В частности, это субъекты малого предпринимательства .

Причем такие же записи делают и в случае с переходящим отдыхам. Дело в том, что распределять отпускные по месяцам не надо независимо от того, создает ли работодатель резервы или нет. Также не подойдет и использование счета 97 для затрат будущих периодов. Ведь этот счет используют, если суммы расходов отвечают трем критериям:

у организации были затраты, при этом у контрагента не возникло встречных обязательств перед ней (в противном случае признается дебиторская задолженность, а не расход);

данные расходы не формируют стоимость материальных или нематериальных активов;

расходы обуславливают получение дохода в течение нескольких отчетных периодов.

Второй случай, когда можно применять счет 97 – затраты прямо названы в качестве расходов будущих периодов в действующих нормативно-правовых актах по бухучету. Отпускные, которые начислили в текущем месяце за следующий, к таким расходам не относится.

Пример отражения переходящих отпускных, если резерв на оплату отпускных не создают :

В июне менеджеру ООО «Торговая фирма "Гермес"» А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней: с 16 июня по 13 июля. Отпускные были выплачены сотруднику 11 июня.
За расчетный период Кондратьеву начислена зарплата в сумме 360 000 руб. Расчетный период отработан полностью.
Средний дневной заработок Кондратьева составил:
360 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 1024 руб./дн.
Бухгалтер начислил отпускные в сумме:
1024 руб./дн. ? 28 дн. = 28 672 руб.
в том числе:
за июнь:
1024 руб./дн. ? 15 дн. = 15 360 руб.;
за июль:
1024 руб./дн. ? 13 дн. = 13 312 руб.
Начисление отпускных бухгалтер организации отразил в учете следующими записями.
В июне:
Дебет 44 Кредит 70
– 28 672 руб. – начислены отпускные Кондратьеву за июнь и июль.

Но остается вопрос: какие проводки делать, если отпускные оказались больше или меньше созданного резерва

По факту сотрудники могут ходить в отпуска больше или меньше, чем изначально планировала организация. Если фактические расходы на выплату отпускных в течение года больше, чем размер созданного резерва на оплату отпускных этого работника, сумму превышения отражайте в общем порядке:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70
– отражена сумма отпускных в части, превышающей размер созданного резерва.

По состоянию на 31 декабря проведите инвентаризацию созданного резерва на оплату отпусков. Если окажется, что сумма начисленного резерва меньше фактических отпускных, доначислите резерв. Проводка такая:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков»
– доначислен резерв на сумму превышения фактических расходов на оплату отпусков над величиной резерва.

Возможно, сумма начисленного резерва больше суммы фактических расходов на оплату отпусков. Важно, будет организация в следующем году создавать резерв на оплату отпусков или нет. В любом случае отразите прочий доход:

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 91
– отражена в составе прочих доходов сумма резерва на оплату отпусков на избыточную разницу.

Одновременно с выплатой отпускных начисляйте НДФЛ

При уплате НДФЛ с отпускных действует следующее правило. Датой фактического получения дохода является день его реальной выплаты. Значит, в этот же момент нужно начислить НДФЛ. А перечислить его в бюджет можно до конца месяца.

Пример отражения НДФЛ с отпускных:

Продолжим, у Самохвалова сумма отпускных составила 28 629,87 руб. Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудника нет. Сумма налога составила:
38 629,87 руб. ? 13% = 5022 руб.
Значит, на руки работник получит 33 607,87 руб. (38 629,87 - 5022).
Бухгалтер компании начислил отпускные, перечислил их работнику, а также НДФЛ в бюджет в один день. То есть в дополнение к проводкам в примере 1 в тот же день, то есть 28 мая, он сделал еще две:
Дебет 70 Кредит 51
- 33 607,87 руб. - перечислены отпускные Самохвалову;
Дебет70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 5022 руб. - удержан НДФЛ.
До конца месяца НДФЛ перечисляют в бюджет:
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
- 5022 руб. - перечислен НДФЛ.

Выплаты по допотпускам списывайте за счет резерва, но не всегда

Сотруднику может полагаться дополнительный оплачиваемый отпуск. Дополнительные отпуска делятся на обязательные в силу закона и те, которые работодатель может предоставить в соответствии с трудовым или коллективным договором. Законодательство требует предоставлять допотпуска, к примеру, сотрудникам с ненормированным рабочим днем или тем, кто работает по основному месту работы или вахтовым методом в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Отражать такие отпускные нужно по тем же правилам, которые мы описали выше. Но нужно учесть два момента.

Во-первых, расходы на дополнительные отпускные, не предусмотренные в законодательстве, безопаснее не учитывать при расчете налога на прибыль. Это запрещено (ст. 270 НК РФ). Значит, придется подсчитывать и отражать постоянное налоговое обязательство (ПНО). Но только по отпускным. Взносы с них можно в любом случае учесть, и никаких разниц не возникнет.

Во-вторых, дополнительный отпуск может полагаться работникам в связи с наступлением определенного события, например свадьбы или рождения ребенка. В таком случае отражать отпускные нужно без использования резерва, а по обычным счетам затрат. Ведь спрогнозировать такие события заранее невозможно, и, как следствие, зарезервировать под них средства не получится.

Пример отражения отпускных при дополнительном отпуске по законодательству:

ООО «Торговая фирма "Гермес"» платит налог на прибыль ежемесячно, применяет метод начисления. Организация является малым предприятием, резерв на оплату отпусков не создает.
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платит по тарифу 0,2 процента. В налоговом учете эти взносы бухгалтер учитывает в периоде их начисления.
В апреле менеджеру А.С. Кондратьеву предоставлен дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день. Продолжительность отпуска – 3 календарных дня. Этот отпуск предусмотрен законодательством, привлечение к ненормированной работе оформлялось по правилам. Отпуск предоставлен на период с 8 по 10 апреля.
За расчетный период Кондратьеву начислена зарплата в сумме 360 000 руб. Расчетный период отработан полностью. Средний дневной заработок Кондратьева составил:
360 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 1024 руб./дн.
Бухгалтер рассчитал отпускные в сумме:
1024 руб./дн. ? 3 дн. = 3072 руб.
Сумма отпускных войдет в налоговую базу по НДФЛ за апрель. Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет.
Отпускные начислены и выплачены Кондратьеву в апреле, в этом месяце проводки такие:
Дебет 44 Кредит 70
– 3072 руб. – начислены отпускные сотруднику;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 399 руб. (3072 руб. ? 13%) – удержан НДФЛ;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты по пенсионному обеспечению»
– 676 руб. (3072 руб. ? 22%) – начислены пенсионные взносы;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты по социальному страхованию»
– 89 руб. (3072 руб. ? 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты по медицинскому страхованию»
– 157 руб. (3072 руб. ? 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 6 руб. (3072 руб. ? 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;
Дебет 70 Кредит 50
– 2673 руб. (3072 руб. – 399 руб.) – выплачены из кассы отпускные (за вычетом НДФЛ).

Материальную помощь к отпуску включайте в прочие расходы

Единовременные поощрения или материальная помощь к отпуску за счет средств компании являются прочими расходами. Поэтому в учете нужно сделать такую запись:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73
- начислена материальная помощь сотруднику к отпуску.

Использовать в данном случае счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» оснований нет. Такой же вывод следует из письма Минфина России от 20 октября 2011 г. № 07-02-06/204 .

При досрочном прекращении отпуска проводки сторнируйте

Если сотрудника раньше времени вызвали на работу, то отпускные, которые вы ему начислили ранее, нужно рассчитать заново.

Порядок пересчета следующий. Из общей суммы отпускных следует вычесть отпускные, приходящиеся на дни, которые сотрудник не успел отгулять. Само собой, за те дни, которые сотрудник отработал вместо отпуска, ему нужно начислить обычную зарплату.

В бухучете излишне выплаченные отпускные сторнируйте (письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10). Исправления сделайте в том месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска.

Позже, когда сотрудник решит использовать оставшиеся неотгулянными дни отпуска, средний заработок для их оплаты нужно будет рассчитать заново.

Нормативными документами предусмотрены следующие варианты отражения расходов на оплату ежегодных отпусков в бухгалтерском учете:

в целях равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства или обращения отчетного периода организация может создавать резервный фонд на предстоящую оплату отпусков работникам (п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н);
непосредственно на счета учета затрат и других источников при условии, что продолжительность отпуска приходится на границы одного календарного месяца, а организация не создает резерв на предстоящую оплату отпусков работникам (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н);
на счета учета расходов будущих периодов, если организация не создает резерв на предстоящую оплату отпусков работникам, а продолжительность отпуска приходится на несколько календарных месяцев, в части сумм, начисленных за отпуск, приходящихся на последующие календарные месяцы (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н).

Выбранный вариант учета расходов на оплату отпусков должен быть закреплен в учетной политике организации.
Рассмотрим все эти варианты.

Создание резервного фонда на предстоящую оплату отпусков работникам
Практически все организации предоставляют своим работникам отпуска в течение года неравномерно. Обычно большая их часть приходится на летнее время. Но в ряде организаций, в зависимости от специфики деятельности, основная отпускная нагрузка может лечь и на другой сезон. Так, вряд ли руководитель туристической компании будет доволен, если все его сотрудники уйдут в отпуск летом.
Для того чтобы избежать неравномерного распределения затрат на оплату отпусков, организация имеет право создать для этой цели резерв.
В резерв включаются не только суммы начисленных отпускных, но и начисленные в соответствии с законодательством налоги.
Отчисления в этот фонд производятся в течение года равномерно.
Порядок создания резервного фонда в бухгалтерском учете законодательно не утвержден. Поэтому организация вправе сама разработать этот порядок.
Если организация приняла решение о создании резерва на предстоящую оплату отпусков, то наиболее оптимальным будет выбрать порядок создания такого резерва, предложенный в налоговом учете.
Пример расчета будет приведен в разделе «Налоговый учет отпускных».
Но можно выбрать и другой вариант создания резерва, например, исходя из суммы плановых затрат на оплату отпуска.
Пример 1

Размер ежемесячных отчислений в резерв составит: 180 000 / 12 = 15 000 руб.

При создании резерва в организации оформляется расчет (смета). Расчет должен составляться на основании первичных документов, например положений об оплате труда, штатного расписания, графика отпусков. Поэтому все показатели расчета должны быть увязаны с данными в этих документах.
Резервирование сумм на предстоящую оплату отпусков отражается по кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство и расходов на продажу: Дебет счетов 20 , 23 , 25 , 26 , 29 , 44 Кредит счета 96
Использование резерва происходит по мере предоставления работникам отпусков и отражается по дебету счета 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции со счетами расчетов:
Дебет счета 96 счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - отражаются начисленные суммы оплаты труда работникам за время отпуска;
Дебет счета 96 субсчет «Резерв на предстоящую оплату отпусков» Кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - отражаются начисленный ЕСН, отчисления в Пенсионный фонд РФ и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве.
Резерв на предстоящую оплату отпусков работникам периодически подлежит инвентаризации, на конец года она является обязательной. Таким образом, в годовом балансе резерв должен быть показан уже в уточненном виде. Уточнение производится исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений в Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ, на медицинское страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве. Таким образом, к инвентаризационной ведомости должен быть приложен расчет, обосновывающий остаток резерва на конец года.
Если организация предоставляет отпуска за текущий год в следующем году, она имеет право на остаток резерва на предстоящую оплату отпусков на начало года.
Если же при инвентаризации выявляется, что сумма фактически начисленного в течение года резерва превышает сумму подтвержденного инвентаризацией расчета, то в декабре отчетного года производится сторнировочная запись по дебету счетов учета затрат на производство и расходов на продажу: Дебет счетов 20 , 23 , 25 , 26 , 29 , 44 Кредит счета 96 субсчет «Резерв на предстоящую оплату отпусков».
Если обнаруживается, что сумма в фонд недоначислена, то в декабре делается дополнительная запись по включению дополнительных сумм в резерв на предстоящую оплату отпусков: Дебет счетов 20 , 23 , 25 , 26 , 29 , 44 Кредит счета 96 субсчет «Резерв на предстоящую оплату отпусков».
Если организация решает в следующем году изменить свою учетную политику и не создавать резервов на оплату отпусков, то неиспользованный остаток резерва на 1 января следующего года следует присоединить к финансовому результату организации. Отражается эта операция в оборотах за январь следующего года путем включения их в состав внереализационных доходов: Дебет счета 96 субсчет «Резерв на предстоящую оплату отпусков» Кредит счета 91/1 «Прочие доходы»

Начисление сумм отпускных на счета затрат и других источников

К расходам по обычным видам деятельности организации относятся и расходы на оплату труда.
Начисленные суммы отпускных могут отражаться по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с дебетом следующих счетов:
08 - работникам, участвующим в монтаже оборудования, строительстве и других капитальных работах;
20 - работникам основного производства;
23 - работникам вспомогательного (подсобного) производства, в частности котельных, транспортных и ремонтных цехов и т.п.;
25 - работникам, занятым на общепроизводственных работах (содержание и эксплуатация машин и оборудования, ремонт основных средств и иного имущества, используемого в производстве, содержание производственных помещений и т.п.);
26 - работникам административно-управленческого звена и общехозяйственного персонала, не связанного с производственным процессом;
28 - работникам, занятым исправлением брака;
29 - работникам, состоящим на балансе организации обслуживающих производств и хозяйств, деятельность которых не связана с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг, явившихся целью создания данной организации: жилищно-коммунального хозяйства (эксплуатация жилых домов, общежитий, прачечных, бань и т.п.); пошивочных и других мастерских бытового обслуживания; столовых и буфетов; детских дошкольных учреждений (садов, яслей); домов отдыха, санаториев и других учреждений оздоровительного и культурно-просветительного назначения;
44 - работникам торговых организаций, а также работникам промышленных и иных производственных предприятий, занятым продажей продукции, товаров, работ и услуг;
86 - работникам, занятым в выполнении мероприятий целевого финансирования;
91/2 - работникам, занятым продажей и ликвидацией основных средств, а также работникам, чьи отпуска не могут быть учтены в себестоимости организации.

Отнесение сумм отпускных на счет расходов будущих периодов

В принципе в учетной политике организация должна выбрать один из двух вариантов начисления отпускных сумм: путем создания резерва на предстоящую оплату отпусков или сразу на счета затрат. Использование счета 97 «Расходы будущих периодов» получается автоматически при втором варианте, если границы предоставленного работнику отпуска выходят за рамки календарного месяца.
В этом случае суммы отпускных и соответствующие им ЕСН и страховой взнос от несчастных случаев на производстве, приходящиеся на следующие месяцы, учитывают на счете 97 «Расходы будущих периодов».

Пример 2
Работнику предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 26 июня по 23 июля 2006 г. Таким образом, на июнь приходится 5 календарных дней отпуска, а на июль - 23 календарных дня. Предположим, что работнику начислено за отпуск 7000 руб. ЕСН на отпускные начислен по ставке 26 % в сумме 1820 руб., страховой взнос от несчастных случаев на производстве по ставке 0,5 начислен в сумме 35 руб.
Рассчитаем, какая сумма отпускных, ЕСН и взносов приходится на один день отпуска:
7000 руб. / 28 календарных дней = 250 руб. - отпускные за 1 день;
1820 руб. / 28 календарных дней = 65 руб. - ЕСН за 1 день отпуска;
35 руб. / 28 календарных дней = 1,25 руб. - страховой взнос от несчастных случаев на производстве за 1 день отпуска.
В бухгалтерском учете в июне 2006 г. должны быть сделаны следующие проводки:
Дебет счета 20 счета 70 - 1250 руб. (250 × 5) - суммы, начисленные за часть отпуска, приходящуюся на июнь;
Дебет счета 20 (другие счета затрат) Кредит счета 69 - 325 руб. (65 × 5) - суммы ЕСН, начисленные на часть отпуска, приходящуюся на июнь;
Дебет счета 20 (другие счета затрат) Кредит счета 69 - 6,25 руб. (1,25 × 5) - суммы страхового взноса от несчастных случаев на производстве, начисленные на часть отпуска, приходящуюся на июнь;
Дебет счета 97 Кредит счета 70
Дебет счета 97 Кредит счета 69
Дебет счета 97 Кредит счета 69
В июле 2006 г. будут сделаны следующие проводки:
Дебет счета 20 (другие счета затрат) Кредит счета 97 - 5750 руб. (250 × 23) - суммы, начисленные за часть отпуска, приходящуюся на июль;
Дебет счета 20 (другие счета затрат) Кредит счета 97 - 1495 руб. (65 × 23) - суммы ЕСН, начисленные на часть отпуска, приходящуюся на июль;
Дебет счета 20 (другие счета затрат) Кредит счета 97 - 28,75 руб. (1,25 × 23) - суммы страхового взноса от несчастных случаев на производстве, начисленные на часть отпуска, приходящуюся на июль.

Налоговый учет отпускных
Суммы расходов на оплату отпусков признаются в качестве расходов на оплату труда и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (п. 7 ст. 255 НК РФ).
Исключением являются дополнительные отпуска, предоставляемые организациями своим работникам, продолжительностью свыше установленной законодательством. В этом случае та часть отпуска, которая превышает законодательную норму, начисляется за счет прибыли, остающейся после налогообложения.
Для целей налогового учета организация может выбрать один из двух вариантов учета отпусков:

суммы, начисленные за отпуск, напрямую признаются в составе расходов на оплату труда по правилам учета прямых или косвенных расходов;
путем создания резерва предстоящих расходов на оплату отпусков.

Признание отпускных напрямую в составе расходов на оплату труда

В первую очередь порядок признания расходов зависит от метода исчисления налоговой базы по налогу на прибыль, принятого организацией.
Если организация применяет метод начисления, то вся сумма отпускных учитывается в расходах того отчетного (налогового) периода, когда они начислены (п. 4 ст. 272 НК РФ).
Если же организация применяет кассовый метод учета доходов и расходов, то сумма начисленных отпускных признается в качестве расходов в момент выплаты (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
Напоминаем, что кассовый метод учета доходов и расходов могут применять организации, у которых в среднем за предыдущие четыре квартала сумма выручки от реализации товаров (работ, услуг) без учета НДС не превысила 1 млн руб. за каждый квартал.
Для организаций, применяющих метод начисления (а таких большинство), вторым важным моментом является отнесение расходов на оплату труда к прямым или косвенным расходам.

Федеральным законом от 6 июня 2005 г. № 58-ФЗ в НК РФ внесены изменения, касающиеся порядка формирования прямых и косвенных расходов. Данные изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 1 января 2005 г.

Налогоплательщик теперь имеет право самостоятельно определять в учетной политике для целей налогообложения перечень прямых расходов, связанных с производством товаров (выполнением работ, оказанием услуг). Ранее перечень прямых расходов был закрытым. К ним относились только:

материальные затраты, в части сырья, материалов и полуфабрикатов, используемых в производстве;
расходы на оплату труда персонала, участвующего в процессе производства товаров, выполнения работ, оказания услуг, а также суммы ЕСН, начисленного на указанные суммы расходов на оплату труда;
суммы начисленной амортизации по основным средствам, используемым при производстве товаров, работ, услуг.

Все расходы, которые налогоплательщик отнесет к косвенным, уменьшают налоговую базу текущего отчетного (налогового) периода в полном объеме. Таким образом, отпускные, начисленные работникам, расходы на оплату труда которых включаются в косвенные расходы, признаются в полном объеме в момент их начисления.
Отпускные работников, расходы на оплату труда которых включаются в прямые расходы, относятся к расходам текущего отчетного (налогового) периода по мере реализации продукции, работ, услуг, в стоимости которых они учтены в соответствии со ст. 319 НК РФ.
Организация самостоятельно выбирает и закрепляет в учетной политике порядок распределения прямых расходов на незавершенное производство и на изготовленную в текущем месяце продукцию (выполненные работы, оказанные услуги).
Сумма остатков незавершенного производства на конец текущего месяца включается в состав прямых расходов следующего месяца. При окончании налогового периода сумма остатков незавершенного производства на конец налогового периода включается в состав прямых расходов следующего налогового периода.
Таким образом, расходы на оплату отпускных, включенные в состав прямых расходов, будут учитываться для уменьшения налоговой базы по правилам распределения прямых расходов на незавершенное производство и на изготовленную в текущем месяце продукцию (выполненные работы, оказанные услуги).
Прямые расходы, приходящиеся на произведенную в отчетном (налоговом) периоде продукцию, распределяются между отгруженной, но не реализованной на конец текущего месяца продукцией и реализованной продукцией. Следовательно, так же распределяются и включенные в них отпускные.
Исключение составляют организации, оказывающие услуги. Они имеют право относить сумму прямых расходов, осуществленных в отчетном (налоговом) периоде, в полном объеме на уменьшение доходов от производства и реализации данного отчетного (налогового) периода без распределения на остатки незавершенного производства.
Внимание! Согласно п. 1 ст. 272 НК РФ расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся. Таким образом, можно сделать вывод, что если границы отпуска работника приходятся на разные отчетные (налоговые) периоды, то их следует распределить по тем же правилам, что и в бухгалтерском учете (пример распределения приведен в разделе «Бухгалтерский учет отпускных»). Если же отпуск попадает на разные календарные месяцы внутри одного отчетного (налогового) периода, то распределения не требуется.

Создание резерва предстоящих расходов на оплату отпусков

Порядок создания резерва предстоящих расходов на оплату отпусков изложен в ст. 324.1 НК РФ. Решения о создании такого резерва организация принимает для равномерного учета расходов в целях налогообложения.

В учетной налоговой политике следует отразить следующие моменты:

принятый способ резервирования;
предельную сумму отчислений;
ежемесячный процент отчислений в резерв.

Для этих целей в организации составляется специальный расчет, в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму ЕСН с этих расходов. При этом процент отчислений в указанный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда, умноженное на 100 %. В составе предполагаемого годового размера расходов на оплату труда не учитывается сумма предполагаемых отпускных.
Согласно п. 1 ст. 318 НК РФ с 1 января 2005 г. страховые взносы на обязательное пенсионное страхование включаются в состав расходов на оплату труда,относящихся к прямым расходам.
Взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и не учитываются при формировании резерва предстоящих расходов на оплату отпусков (п. 45 ст. 264 НК РФ, письмо УМНС по г. Москве от 30 июля 2004 г. № 26-12/50943).
Процент отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков можно определить по следующей формуле:
П = (ГОТП + ЕСН) / (ГОТ + ЕСН) × 100 %,
где ГОТП - годовая сумма расходов на оплату отпусков;
ГОТ - годовой размер расходов на оплату труда.
Далее определяется размер ежемесячных отчислений в резерв по формуле:
ОТЧ = (ОТм + ЕСН) × П,
где ОТм - расходы на оплату труда за месяц.

Пример 3
Организация приняла решение о создании резерва предстоящих расходов на оплату отпусков. Предполагаемые на год суммы расходов:

на оплату труда (без учета отпусков) - 900 000 руб., включая ЕСН;
на оплату отпусков - 180 000 руб., включая ЕСН.

Рассчитаем процент отчислений в резервный фонд: П = 180 000 / 900 000 × 100 % = 20 %.
Предельная сумма отчислений в резервный фонд: ПС = 900 000 × 20 % = 180 000 руб.
Расходы на оплату труда за месяц составляют 75 000 руб. (900 000 / 12).
Рассчитаем размер ежемесячных отчислений в резервный фонд: ОТЧ = 75 000 × 20 % = 15 000 руб.

Расходы на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков относятся на счета учета расходов на оплату труда соответствующих категорий работников. Иными словами, при отчислении отпускных в резервный фонд следует не забывать о распределении расходов на прямые и косвенные.
Предельная сумма отчислений в резерв на отпуск также рассчитывается на основании сметы.
На конец налогового периода налогоплательщик обязан провести инвентаризацию указанного резерва.
Внимание! В отличие от бухгалтерского учета, где инвентаризация резерва на оплату отпусков может производиться периодически, в налоговом учете она проводится только на конец налогового периода.
Недоиспользованные на последний день текущего налогового периода суммы указанного резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода.
Под недоиспользованным резервом следует понимать разницу между суммой начисленного в отчетном периоде резерва на оплату отпусков и суммой фактических расходов на оплату использованных в налоговом периоде отпусков (с учетом ЕСН) и на предстоящую оплату не использованных в отчетном году законодательно предусмотренных отпусков (с учетом ЕСН, исчисленного по методике, применяемой при формировании резерва).
Для определения уточненной суммы резерва следует уточнить количество дней неиспользованного отпуска, среднедневную сумму расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательные отчисления ЕСН. Перемножив эти суммы, мы получим уточненную сумму резерва.
Дальнейшие действия зависят от решения организации о внесении изменений в учетную политику.
Если организация решает и в следующем году формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то она имеет право не включать уточненную указанным выше способом величину резерва в состав внереализационных расходов данного года.
Если же организация посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в следующем году, то сумма остатка указанного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, включается для целей налогообложения в состав внереализационных доходов текущего налогового периода.
Таким образом, в случае если организация не меняет учетную политику в отношении создания резерва на оплату отпусков на следующий налоговый период, то на конец отчетного налогового периода организация может иметь определенный результатами инвентаризации остаток недоиспользованного резерва.
Но может возникнуть и обратная ситуация, когда организации не хватит средств фактически начисленного резерва. Например, были приняты на работу работники, которые имеют право на получение отпуска в любое удобное им время.
В этом случае 31 декабря отчетного года в расходы организации следует включить сумму фактических расходов на оплату отпусков и, соответственно, сумму ЕСН, по которым ранее не создавался указанный резерв.

Пример 4
Воспользуемся условиями предыдущего примера.
Один из сотрудников в течение года был отозван из отпуска в связи с производственной необходимостью. На конец года у него остались недоиспользованными 12 календарных дней отпуска.
Сумма отпускных за один день отпуска - 250 руб., ЕСН на эту сумму - 65 руб.
Таким образом, уточненная сумма резерва на конец года составит 3780 руб. ((250 + 65) × 12). Эта сумма не включается в состав внереализационных расходов, а остается в составе недоиспользованного резерва.

Пример 5
В организацию с 1 августа 2005 г. принят на работу несовершеннолетний сотрудник, который написал заявление с просьбой о предоставлении ему отпуска продолжительностью 30 календарных дней с 1 декабря 2005 г.
Фонд оплаты в организации не изменился, т.к. сотрудник был принят вместо другого уволившегося работника. Уволившийся сотрудник перед увольнением использовал свой отпуск полностью.
Таким образом, резервный фонд использован полностью.
Так как при составлении сметы не мог быть учтен еще один отпуск, то вся сумма, начисленная новому работнику за отпуск, и соответствующий ей ЕСН должны быть включены по состоянию на 31 декабря в расходы организации.

Налогообложение отпускных

Суммы расходов на оплату отпускjd относятся к расходам на оплату труда. Следовательно, и налогообложение этих расходов производится в аналогичном порядке.
С начисленных сумм отпускных удерживается налог на доходы физических лиц (НДФЛ) по ставке 13 %.
Перечислить в бюджет удержанный с отпускных НДФЛ организация должна не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках (п. 6 ст. 226 НК РФ).
На начисленные суммы отпускных организация должна начислить ЕСН.
Согласно п. 3 ст. 243 НК РФ уплата ежемесячных авансовых платежей по ЕСН производится не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислены суммы отпусткных.
Также на начисленные суммы отпускных начисляются и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Перечисляются эти взносы в бюджет в срок, установленный для получения (перечисления) в банках средств на выплату заработной платы за истекший месяц (п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Внимание! Суммы начисленных на отпускные налогов перечисляются в указанные сроки независимо от того, приходятся границы отпуска на один отчетный (налоговый) период или нет.

Каждый бухгалтер знает: мало правильно и вовремя начислить и выплатить отпускные средства, при этом необходимо также точно и аккуратно выполнить документальное оформление операции. В частности, проводка, что начислены отпускные, должна быть именно в той графе бухгалтерского учета и с тем кодом, который положен. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Что такое отпуск?

Согласно трудовому законодательству каждому работнику любого предприятия или организации ежегодно полагается, как минимум, двадцать восемь оплачиваемых дней отдыха. Разумеется, при условии, что весь предшествующий год сотрудник отработал свое время полностью.

В теории и по документации все выглядит очень просто: при условии полноценно отработанного времени служащему подписывают заявление на отпуск, по предприятию издают приказ, на основании которого бухгалтерия насчитывает положенные выплаты, начисление отпускных отражается нужной проводкой, как минимум за три дня до начала отдыха сотрудник получает либо наличные на руки, либо средства на банковский счет.

На практике зачастую так вот запросто не получается: некоторые сотрудники хотят получить дни каникул пораньше, другие хотят получить вместо отпуска денежную компенсацию, третьи – внезапно желают перенести запланированный отпускной период, да и не каждое предприятие может себе позволить дать сотруднику отгулять все двадцать восемь дней подряд. Поэтому необходимо тщательно следить не только за расчетами, но и за соблюдением многочисленных правил и нюансов, которые касаются отпускных, а также верно заполнять бухгалтерские документы.

Продолжительность календарного отдыха

Из выше написанного следует, что ежегодно каждому положено двадцать восемь дней. Уменьшать этот срок работодатель не имеет права (если, конечно, речь о сотрудниках, работающих полный день и на полную зарплату), поскольку ухудшение условий труда служащих незаконно. Но трудовое законодательство не запрещает разбивать отпуск на несколько периодов: два, три или даже больше. Правда, есть один важный нюанс: хотя бы одна часть оплачиваемых каникул должна быть не менее четырнадцати дней. Такой срок считается тем минимумом, за который можно восстановиться и пройти «перезагрузку».

Некоторые категории служащих, например, судьи, работники сферы образования, прокуратуры, армии и так далее, имеют право на дополнительные оплачиваемые дни. Также дополнительный отдых – как минимум три дня – полагается тем, кто в течение расчетного периоды периодически выполняет работу сверхурочно.

Кроме того, не возбраняется работодателям увеличивать каникулы своим сотрудникам – если финансовое состояние организации позволяет, почему бы и нет?

Расчет выплат к отпуску

Начисление непосредственных сумм к отдыху сотрудников производится с учетом:

расчетного периода;
среднего заработка сотрудника;
продолжительности отпуска.

Вне зависимости от проводки начисления отпускных порядок вычислений всегда одинаков: сначала нужно определить расчетный период. Это временной промежуток от первого рабочего дня до первого дня отдыха. Обычно под расчетным периодом понимают календарный год, но если служащий по каким-то причинам не воспользовался своим правом на заслуженный отдых, когда подошел срок, расчетный период увеличивается. В итоге он влияет на продолжительность каникул и на сумму выплат.

Каждый день календарного отпуска оплачивается из расчета среднедневного заработка. Как только определен расчетный период, можно приступать к высчитыванию среднедневного заработка. Для этого нужно сложить все выплаченные сотруднику за предшествующий временной промежуток суммы, которые входят в систему оплаты труда, например:

заработную плату;
регулярную премию;
надбавки за звание, научные труды, рационализаторские идеи и так далее;
районный коэффициент.

Разовые выплаты в учет не принимают, также как и материальную помощь, и прочие социальные выплаты.

Отпускные рассчитывают по простой формуле: средний дневной заработок * количество дней отдыха.

Бухгалтерский учет отпускных выплат

В бухгалтерских документах и отчетах используются следующие проводки при начислении отпуска:

для начисления резерва на оплату отпусков работникам – Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 96;
для начисления отпускных за счет созданного резерва – Дебет 96 Кредит 70;
для начисления отпускных работникам организации – Дебет 96 Кредит 69-1 – 69-3;
для начисления страховых взносов во внебюджетные фонды и взносы на страхование от несчастных случаев – Дебет 96 Кредит 70;
для сторнирования неизрасходованных сумм (неиспользованного резерва) на окончание текущего года – Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 96.

Если организация не использует для выплат резервный фонд, для проводки начисления отпускных используется Дебет 20, 25, 26, 29, 44 Кредит 69, 70.

Для непосредственно выплат берут Дебет 70 Кредит 50, налоговое удержание проводят по Дебет 70 Кредит 68.