Приказ об утверждении положения о персональных данных. Как ввести положение о защите персональных данных работников, образец приказа об утверждении Приказ об обработке персональных данных образец

25 июня 2012 г. г. Москва

Приказ N 203 об утверждении Положения о персональных данных работников ООО "САТУРН"

Во исполнение гл. 14 ТК РФ, Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", других действующих нормативно-правовых актов, а также в целях приведения локальных нормативных актов ООО "САТУРН" в соответствие с действующим законодательством РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести в действие с 26.06.2012 Положение о персональных данных работников ООО "САТУРН" (далее - Положение).

2. Менеджеру по персоналу Кукиной Л.А. до 29.06.2012 довести Положение до сведения всех сотрудников организации под роспись.

3. До 27.06.2012 запросить с работников, осуществляющих обработку персональных данных, перечисленных в Положении, обязательство о неразглашении персональных данных работников ООО "САТУРН" (по форме Приложения N 1 к Положению).

4. Местом хранения Положения определить кабинет отдела кадров организации.

5. Контроль исполнения данного приказа оставляю за заместителем генерального директора - директором по персоналу Максимовой Н.В.

Генеральный директор Королев /В.В. Королев/ С приказом ознакомлены: Менеджер по работе с персоналом Кукина /Л.А. Кукина/ Директор по персоналу Максимова /Н.В. Максимова/

Развитие информационных технологий сделало тему защиты персональных данных одной из наиболее обсуждаемых на самых разных уровнях. Масштабные скандалы с утечками конфиденциальной информации из Белого дома или личных сведений миллионов посетителей международного сайта знакомств прогремели на весь мир. Есть случаи и помельче, на уровне организаций (например, использование сотрудницами отдела кадров страниц с личной информацией сотрудников в качестве черновиков-«обороток», размещение в открытом доступе сведений об учениках образовательных учреждений или пациентах клиник). Часто это происходит по незнанию: не все должностные лица понимают, . Тем не менее, поисковая фраза «скачать образец приказа о защите персональных данных работников 2019 год» находится на лидирующих позициях в поисковых системах. И на это есть вполне понятные причины.

Отношение государства к таким «оплошностям» решительно меняется в сторону ужесточения наказаний за них. Чтобы не иметь неприятностей, нужно организовать защиту персональных данных так, как этого требует глава 14 ТК РФ и закон № . В статье мы коротко расскажем о том, какой пакет документов нужно подготовить, а также дадим образец приказа о защите персональных данных работников.

Организация защиты (пакет документов)

Руководитель предприятия должен своим приказом назначить одного из сотрудников ответственным за обработку и хранение конфиденциальной информации и поручить ему составить локальные нормативные акты. Вот их небольшой перечень:

политика организации в отношении персональных данных (в данном случае будет составлен образец приказа об утверждении политики обработки персональных данных в целом по организации);
положение об обработке и защите конфиденциальной информации (приказ на утверждение положения о защите персональных данных);
перечень лиц, имеющих к ней доступ;
(в общем случае согласие нужно получить от сотрудников, в частных случаях, например, для школ — от родителей, для медучреждений — от пациентов, для газет, журналов и издательств — от авторов и т. д.);

Порядок разработки и утверждения

Насколько хорошо организации выполняют требования 152-ФЗ, проверяет Роскомнадзор в соответствии с Административным регламентом, утвержденным Приказом Минкомсвязи России от 14.11.2011 № 312. Для того чтобы у инспектора не было повода «принимать меры», нужно подготовить документы, перечисленные выше, и утвердить их приказами руководителя. Основополагающим станет распоряжение об утверждении Положения — смотрите образец приказа об утверждении положения о персональных данных (2019 год).

Образец приказа о персональных данных работников 2019

Крайне важно соблюдать правило, сформулированное в ст. 86 ТК РФ : все, что мы знаем о работнике, мы должны узнать от него самого. В крайнем случае можно обратиться к так называемой третьей стороне, если работник не владеет необходимой информацией (забыл, потерял...), но только с его ведома (например, запросить копию диплома в архиве вуза). Работника необходимо поставить об этом в известность и получить его согласие: это делается в форме заявления-согласия на получение сведений у третьей стороны.

Все это надо прописать в положении, с которым работник должен быть ознакомлен до момента подписания трудового договора.

Положение о защите персональных данных работников 2019 года

Допуск к персональным данным

Персональные данные работников — это, образно говоря, «золото и бриллианты», доступ к которым ограничен даже для сотрудников организации. Кто будет иметь к ним доступ — решает директор. Общие требования по работе в данном направлении прописываются в положении (образец приказа об утверждении положения о защите персональных данных 2019 году можно сделать в свободной форме, унифицированной формы данного документа не существует). В то же время отдельным нормативным документом пишут, кто, когда и с какой целью имеет доступ к тем или иным персональным данным. Полный допуск, как правило, имеют:

генеральный директор и его заместитель по безопасности;
начальник отдела кадров.

Остальные специалисты, в том числе и бухгалтеры, могут иметь доступ только к той информации, которая им необходима для выполнения своих должностных обязанностей.

Особые случаи

Бывает, что сведения меняются (например, женщина выходит замуж и меняет фамилию или студент получает диплом о высшем образовании). В этом случае сотрудник подает заявление, и на его основе издается приказ о внесении изменений в ряд документов (см. образец приказа об изменении персональных данных работника). Однако это распоряжение не относится к документам, наличие которых продиктовано ФЗ-152, — это один из стандартных приказов по кадрам.

Есть информация, которая является максимально конфиденциальной (см. образец приказа о допуске к персональным данным работников), и попытки выведать у сотрудника, в каких он состоит сообществах, каковы его религиозные убеждения, как он себя чувствует и каких политических взглядов придерживается, незаконны. Однако существует длинный перечень условий, при которых это все-таки возможно (ст. 10 ). К таким исключениям (среди прочих) относятся, например, случаи получения мотивированных запросов (содержащих цель запроса, обоснование компетенции органа и правовые основы запроса) прокуратуры, органов МВД или Трудовой инспекции, а также информация медицинского характера, если она необходима для оказания помощи больному. Действительно, пациенты медицинских организаций очень чувствительны к соблюдению приватности, но их защищает обязанность медработника соблюдать врачебную тайну (ст. 73 ФЗ № 323-ФЗ).

Медицинская организация обязана особенно внимательно относиться к обработке данных и готовить свою, отраслевую документацию, например иметь приказ о утверждении положения о защите персональных данных и приказ «Перечень персональных данных пациентов, подлежащих защите».

Приказ о защите персональных данных работников - образец данного документа представлен в статье далее. Этот приказ устанавливает обязанность ответственных лиц по обеспечению конфиденциальности персональных сведений, а также определяет степень допуска к ним для каждого должностного лица. Также в нашей статье вы найдете краткую информацию о содержании данного документа.

Приказ о защите персональных данных

Персональные данные (далее по тексту — ПД) работника — это любая информация, которая позволяет третьим лицам идентифицировать его личность. ПД должны быть надежно защищены от несанкционированного доступа — нарушение этого правила влечет за собой наложение на физическое или юридическое лицо, работающее с ними, административного взыскания.

Для обеспечения конфиденциальности данных необходимо разработать и внедрить на предприятии многоуровневую систему защиты информации, неотъемлемой частью которой является создание организационной документации, определяющей порядок работы с такими сведениями о работниках. Приказ о защите ПД определяет ключевые моменты политики руководства предприятия в области использования конфиденциальных сведений о личности работников, а также устанавливает перечень должностей и занимающих их лиц, в полномочия которых входит сбор, хранение и обработка данных.

Образец приказа о персональных данных работников

Предлагаем вам для наглядности ознакомиться с образцом приказа о ПД работников, составленным нашими специалистами:

ООО «Компакт-М»

Екатеринбург

31.08.2017

Не знаете свои права?

Приказ № 11

о защите персональных данных работников

С целью исполнения требований, установленных гл. 14 Трудового кодекса РФ, а также федеральным законом «О персональных данных» № 152 от 27.07.2006,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Положение о защите персональных данных и ввести его в действие с 01.09.2017.
Утвердить перечень лиц, имеющих право на работу с персональными данными работников, а также определить полноту предоставляемого допуска:
- генеральный директор Петрушин А. П. — доступ без ограничений;
- главный бухгалтер Ивликова Е. П. — доступ без ограничений;
- старший инспектор по кадрам Миронова О. С. — доступ без ограничений;
- бухгалтеры расчетной группы Никонова Н. З. и Полетаева В. Г. — доступ без ограничений.
Назначить лицом, ответственным за обеспечение реализации процесса сбора, обработки и хранения персональных данных работников, старшего инспектора по кадрам Миронову О. С.
Возложить на ответственное лицо обязанности по ознакомлению сотрудников, указанных в п. 2 приказа, с Положением о защите персональных данных работников, и получению от них письменного обязательства о неразглашении персональных данных сотрудников.

Генеральный директор ООО «Компакт-М» Петрушин А. П.: (подпись).

Итак, приказ о защите ПД содержит документально зафиксированное волеизъявление руководителя организации об утверждении документации, определяющей порядок работы с таким данными, и устанавливает перечень лиц, обладающих допуском к работе с ними. Все работники организации, использующие ПД в ходе своей трудовой деятельности, должны быть ознакомлены с этим приказом под подпись.

Персональные данные работника - это информация, касающаяся конкретного лица, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями. Законодательством предусмотрен ряд обязанностей по получению, хранению, передаче и защите персональных данных работников. Работодателю следует руководствоваться не только положениями ТК РФ и федеральными законами, но и локальным актом, который должен быть в каждой организации. Таким локальным актом является Положение о персональных данных.

В ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» указывается, что персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу. К персональным данным относятся: фамилия, имя, отчество, возраст; образование, место жительства, семейное положение, национальность, религиозные и политические убеждения, сексуальная ориентация и т.п.

Что касается сферы трудовых отношений, персональными данными работника считаются только те сведения, которые необходимы работодателю в связи с трудовыми отношениями. Это информация об образовании, специальности, квалификации, состоянии здоровья (для занятия определенными видами деятельности), наличии детей, доходах (для замещения должностей государственной службы). Работодатель не имеет права запрашивать у работника информацию, например, о его вероисповедании или национальности, чтобы не нарушать право на неприкосновенность частной жизни.

В силу ст. 85 ТК РФ работодатель осуществляет обработку персональных данных работников, которая включает в себя действия по получению, хранению, передаче или иному их использованию. Кроме этого, работодатель должен обеспечивать их защиту от неправомерного использования, утраты в порядке, установленном ТК РФ (п. 7 ст. 86 ТК РФ) и иными федеральными законами, за счет своих средств.

Хранение и обработка персональных данных, как правило, осуществляются одновременно с использованием электронной системы хранения и на бумажных носителях. Какие данные в конкретной организации подлежат хранению и обработке как персональные, кто имеет доступ к таким данным, каким образом осуществляется их защита от несанкционированного доступа – обо всем этом оговаривается в Положении о персональных данных (далее Положение), которое должно быть разработано в каждой организации.

Работников организации необходимо ознакомить с Положением под роспись, а вновь принимаемых на работу лиц следует в силу ст. 68 ТК РФ знакомить с Положением до подписания трудового договора. Работники, участвующие в обработке персональных данных, должны дать обязательство о неразглашении персональных данных.

Важно знать! Документы, в которых закрепляются положения об обработке и защите персональных данных, могут проверяться контролирующими органами, в частности сотрудниками Роскомнадзора. Поэтому рекомендуется работодателю ответственно подойти к их разработке.

Порядок утверждения Положения о персональных данных

Положение о персональных данных в организации должно быть разработано и утверждено как локальный акт. Если в организации есть профсоюз, то Положение утверждается с учетом его мнения в порядке, определенном ст. 372 ТК РФ (если данное требование установлено коллективным договором или соглашением): работодатель направляет проект Положения в выборный орган первичной профсоюзной организации, который не позднее пяти рабочих дней со дня его получения , отправляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если оно не содержит согласия с проектом Положения либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с этим, либо обязан в течение трех дней после получения такого мнения провести дополнительные консультации с выборным органом в целях достижения взаимоприемлемого решения.

Если согласие не достигнуто, то оформляется протокол разногласий, после чего работодатель имеет право принять Положение. Но при этом, оно может быть обжаловано выборным органом первичной профсоюзной организации в государственную инспекцию труда или в суд. Также профсоюз имеет право начать процедуру коллективного трудового спора. Если в организации нет профсоюза, а есть иной представительный орган работников, Положение нужно согласовать с этим органом.

Если же нет ни того, ни другого, работодатель утверждает Положение самостоятельно, соблюдая процедуру согласования, установленную локальным нормативным актом организации. Принимаемый локальный акт согласовывается с начальником отдела кадров, главным бухгалтером, юристом или другими работниками. Положение вводится в действие приказом руководителя организации.

Структура Положения о персональных данных

Положение должно состоять из следующих разделов:

Общие положения : указывается, с какой целью принимается данное Положение и какие вопросы оно регулирует.
Основные понятия . Состав персональных данных работников: в данном разделе раскрывается, какие документы в организации содержат персональные данные.
Хранение персональных данных : в разделе прописывается порядок и место хранения документов (дел) в которых содержатся персональные данные.
Обработка персональных данных: в этом разделе следует указать, какие условия должны быть соблюдены при обработке персональных данных работника.
Передача персональных данных : прописывается порядок передачи персональных данных работников внутри организации, а также сторонним лицам и государственным органам.
Доступ к персональным данным : в разделе должна содержаться информация о порядке доступа к персональным данным работников. Доступ подразделяется на внутренний (предоставление персональных данных отдельным работникам организации) и внешний (передача персональных данных представителям других организаций и государственных органов).
Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных : в этом разделе нужно прописать, кто в организации несет ответственность за нарушение правил хранения и использования персональных данных.

В Положение можно вносить при необходимости дополнительные разделы.

Придерживаться требований Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г. и 14 главы ТК РФ обязаны организации, чья численность составляет больше 1 человека.

Принимая на должность сотрудника, фирма получает личные сведения о нем, защита которых четко обозначена законодательством. Предприятие должно разработать и утвердить специальное Положение с помощью приказа, образец которого можно скачать ниже.

Положение о защите данных сотрудника относится к локальным актам фирмы, регламентирует порядок использования (обработки) личной информации сотрудников. Утверждается директором предприятия или уполномоченным лицом. В действие вводится приказом руководителя компании.

Процесс создания Положения происходит при взаимодействии кадровой службы и специалиста(ов) по обработке информации и содержит следующие этапы: подготовка пробного варианта, уточнение проекта, согласование, предложение на утверждение.

Строгая форма документа не установлена, указывается информация о защите данных работника:

задачи и цели фирмы по охране личных данных;
понятие личных данных и их структура;
бумажные или электронные носители хранения информации;
порядок сбора, обработка и использование сведений работников;
обозначение должности сотрудника (в пределах предприятия), допускаемого к информации;
защищенность от неразрешенного доступа;
права сотрудника для защиты собственных данных;
обязательства при разглашении конфиденциальных персональных данных.

Личные сведения о работнике

Информация, требующаяся для оформления трудовых отношений с конкретным работником, является персональной (ч.1 ст.85 ТК РФ). К ней относятся:

ФИО, адрес, пол, место и дата рождения;
данные о паспорте (серия, номер, дата выдачи, наименование и код подразделения);
состоит в браке сотрудник или нет;
данные об образовании (высшее, среднее специальное);
номер страхового свидетельства (пенсионное страхование);
данные о трудовом стаже.

Все персональные сведения работодатель может заполучить только лично.

Если это невыполнимо, то лишь письменное согласие специалиста дает право руководителю запросить конфиденциальную информацию со стороны. За исключением только 2 случаев:

существует угроза для жизни, здоровья специалиста;
информирование органов местной и государственной власти, родственников работника, получившего травму на производстве (ст.228 ТК РФ).

Передавать личные данные трудящихся в коммерческих целях запрещено трудовым законодательством (ст. 88 ТК РФ).

Как оформить утверждающее распоряжение?

Приказ об утверждении относится к внутренним документам фирмы, но не является несущественным. Его отсутствие - серьезное нарушение трудовой дисциплины, влекущее за собой наложение штрафов от 300 до 10000 рублей (ст.13.11 КоАП РФ).

Требование исполнения настоящего обязательства должно быть подтверждено приказом руководителя и содержать следующие моменты:

данные о компании работодателя;
номер и дату приказа;
день ввода Положения в действие;
перечень лиц, использующих персональную информацию и их полнота доступа (с ограничениями или без);
указать ответственного специалиста за хранение, обработку и сбор данных граждан;
обозначить неукоснительное ознакомление с документом всех сотрудников под роспись;
виза руководителя предприятия.

Ознакомление сотрудников с приказом об утверждении обычно оформляется в виде расписки, которая остается на предприятии.

Хранение конфиденциальной информации допускается не только на бумажных носителях, но и с помощью высокотехнологических процессов. В таком случае применяются технические меры по защите сведений работников.

Сотрудники (кадровая служба, бухгалтерия), использующие в работе персональные данные других специалистов, подписывают обязательство о неразглашении информации.

С работника при приеме на работу следует получить .

Скачать образец

Образец приказа об утверждении Положения о защите данных работника —