Как составить годовой отчет компании. Как готовить годовой отчет: советы практиков С чего начинать годовой отчет

На Московской Бирже прошел практический семинар, на котором эксперты-практики рассказали о последних тенденциях в написании годовых отчетов. Предлагаем самые интересные выдержки из рассказанного на мероприятии.

До окончания приема работ на конкурс годовых отчетов, который в этом году в 16-й раз проводит Московская Биржа, остается всего полмесяца. Затем с середины октября и до торжественной церемонии, намеченной на 12-е ноября, эксперты будут оценивать работы конкурсантов. На днях практикующие специалисты, многие из которых входят в жюри конкурса, провели на бирже практический семинар.

Все выступления и презентации так или иначе объясняли, как сделать, чтобы годовой отчет не выглядел как отписка, а представлял собой живой диалог с читателем. Так, Дмитрий Манаков из пиар-агентства Citigate Dewe Rogerson Moscow предложил уделять особое внимание подготовительному этапу. Прежде чем приступить непосредственно к написанию текста, нужно посмотреть интервью менеджмента, новости, аналитику. Это позволит четко понимать, какие основные достижения и неудачи компания пережила за прошедший год.

«Задумайтесь: что, кроме обязательности годового отчета, двигает вами, о чем вы бы хотели сказать?», - рекомендует Дмитрий Манаков. Другие советы:

1. Заранее придумайте интригующий слоган или название для отчета. Вынесите ключевые идеи отчета на обложку. И то и другое должно «продавать компанию» или отвечать на вопросы рынка.

2. Предельно важно, что именно увидят читатели на первых страницах: первый - пятый развороты прорабатывайте особенно тщательно.

3. Помните, что контент всегда первичен по отношению к дизайну. На практике бывает наоборот: дизайн-агентство приходит к эмитенту с уже готовыми идеями по оформлению, а потом все дружно начинают придумывать, как скрестить контент и дизайн-концепцию.

4. Хотите продавать сахар, продавайте годовым отчетом сахар. Варите металл - продавайте металл, а не какие-то ассоциации. Отчет должен выглядеть как документ, дающий целостную картину: трубы дымят, правление работает, конвейер производит продукцию.

Затем в презентации с шутливым названием Early birds content Манаков перечислил разделы годового отчета, написание которых можно начинать заранее, чтобы потом проще было уложиться в срок.

Описание компании. Этот раздел должен содержать ее четкое, понятное позиционирование. Нужно рассказать о структуре бизнеса.

Стратегия. В этом разделе зачастую хватает только инфографики.

Анализ рынка.

Риски. Можно нарисовать карту рисков, при этом постарайтесь быть лаконичным.

На этапе подготовки отчета очень пригодится качественный корпоративный фотобанк. Если его у вас нет, задайте себе вопрос: почему? Лучше проводить фотосессии заранее, летом, чтобы все на снимках выглядело красиво: люди нарядные, производство чистое.

Директор по корпоративному управлению Deloite в СНГ Олег Швырков затронул щекотливый вопрос раскрытия информации о корпоративном управлении, напомнив, что состав правления компаний иногда меняется по нескольку раз за год. «Какие бы изменения ни происходили, вам придется их объяснить в отчете, иначе инвестор объяснит их себе сам, используя фантазию», – предупреждает Швырков. А помогут ему в этом журналисты и аналитики.

Как должен быть составлен раздел о корпоративном управлении: в логике comply или apply? Говорить ли о рисках открыто? Наполнять ли раздел шаблонными формулировками или использовать живой язык? Все эти вопросы необходимо задать себе первым делом.

Михаил Кузнецов из Центра корпоративного развития продолжил тему и прошелся по содержанию раздела о корпоративном управлении. На что нужно ориентироваться при его подготовке.

На недавнем медиаклубе «АСИ- Благосфера» эксперты поделились своими наработками в области подготовки годовых отчетов – как превратить процесс в легкое и приятное занятие и в каком формате представить партнерам и донорам свои усилия и достижения.

Сразу два недавних события в мире НКО мотивируют участников пересмотреть свой подход к годовым отчетам — отнестись к их подготовке более конструктивно и активнее применять их как коммуникационный инструмент.

Первое — конкурс президентских грантов 2017 года (заявки на первый поток принимаются до 31 мая). Размещенный на сайте НКО отчет иллюстрирует открытость организации и повышает осведомленность общественности, доноров и других заинтересованных сторон о ее работе. Это обязательное требование для всех соискателей и получателей грантов.

Второе — возобновляемый после трехлетнего перерыва конкурс публичной отчетности НКО «Точка отсчета » Форума Доноров. Отчет будет способствовать развитию навыков по подготовке разноформатных отчетов и изменению отношения к ним с «просто отчета» на инструмент коммуникации для формирования доверия у целевых аудиторий.

Больше динамики в цифрах, кейсов, цитат

Екатерина Пожидаева, эксперт аудиторско-консалтинговой компании EY (ранее Ernst & Young) советует классическую технологию подготовки отчета – когда данные собираются систематически, с опорой на стандартные элементы GRI-отчетности – общие и специализированные.

«При системной работе по сбору данных и наличии статистики их проверка, анализ и написание отчета занимают совсем немного времени, около 3 недель, — сказала Екатерина «Милосердию». — Если же регулярная рутинная работа по сбору информации сотрудниками не велась, написание отчета становится серьезной проблемой — ее решение отнимает гораздо больше времени и сил, а результат снижается».

Екатерина Пожидаева, эксперт аудиторско-консалтинговой компании EY . Фото с сайта asi.org.ru

1. Чем больше динамики в статистических данных вашего отчета, тем он убедительнее. Количественные показатели собирайте из года в год – это системная работа! Поручите сотрудникам после каждой акции заносить данные о ней (фото, цифры) в специальную форму, чтобы сэкономить ресурсы при подготовке и избежать авралов впоследствии.
2. Объем публичного отчета не так важен, как существенность информации в нем. Без нее отчет теряет смысл.
3. Пишите в стиле, наиболее близком к читателю: ориентируйтесь на язык целевой аудитории.
4. Помните, что эффективность годового отчета измеряется тем, что он стал лучше предыдущего.
5. Планируйте этапы деятельности над отчетом, разработайте концепцию и предварительное содержание. Помимо интерпретации данных, не забудьте об их верификации. Проведите независимую проверку данных: большинство количественных показателей можно уточнить.
6. Посмотрите на деятельность своей организации через призму публикаций о себе в СМИ. Вы поймете, какая деятельность привлекала внимание и какой эффект приносила.
7. Вместо отчетов по формам, следуя практике успешных западных фондов, пишите отчеты с качественными историями, кейсами, цитатами, добавляя туда консолидированные показатели.

Плакат, открытка, видео – форма отчета может быть любой

По мнению Эльвиры Алейниченко, руководителя программы «Точка отсчета » Форума Доноров, основная задача отчета – призвать читателя к действию: будьте партнером, сотрудничайте с нами pro bono, жертвуйте, ведите с нами проекты, станьте нашим волонтером. Поэтому очень важно писать отчет, имея в виду ключевые аудитории, цель отчета и тех, с кем вы хотите работать.

«Лучший отчет не обязательно содержит 100 страниц, — подчеркнула эксперт. – Призвать к действию можно и с помощью 6 страниц с инфографикой».

Она подробно остановилась на печатном и электронном видах, которые может принимать отчет, и привела примеры разных форматов. В печатном виде отчет может стать толстой книгой, глянцевым журналом с традиционными рубриками, брошюрой, листовкой, плакатом, открыткой. В электронном исполнении — электронным статичным или интерактивным pdf-файлом, пролистываемой книгой, микросайтом, видеороликом.

Креативные варианты, существующие в мире, — это и выпуск отчета в форме полиэтиленовых пакетов, и в виде афиш, других вариантов. «Когда отчет готов и вы планируете его рассылать, определитесь, что вы хотите – чтобы его запомнили или чтобы на него откликнулись и как?» — подытожила руководитель проекта «Точка отсчета».

Эльвира Алейниченко, руководитель программы «Точка отсчета» Форума Доноров. Фото: facebook.com/elvira.aleinichenko

Шесть must-have от Эльвиры Алейниченко

В отчете обязательно должны быть:

— личное обращение о главных событиях отчетного года руководителя организации, селебрити, входящего в попечительский совет фонда. Проверено: работает!

— фото сотрудников и волонтеров, фото благополучателей и доноров с цитатами. В обоих случаях идеально разместить также их личные истории, где они говорят, как участие в работе НКО или деятельность НКО изменили их жизнь, почему они решили поддержать именно вашу организацию.

— прибегайте к помощи комиксов и инфографики, в подписях к фото рассказывайте о деятельности, которую они иллюстрируют

— поясняйте кратко и понятно ваши финансовые показатели

— говорите спасибо донорам – это дает читателям ощущение, что организация работает не в вакууме, что она привлекает людей

— рассказывая, сколько вы собрали средств, не переборщите: не превозносите излишне свой успех в сборе средств – это не самоцель. Сфокусируйтесь на том, что изменилось для благополучателей, для сотрудников фонда, что вы сделали на эти средства – дайте цифры, опишите достижения и эффективность работы.

Отчет как событие

Дарья Алексеева, основатель благотворительного магазина Charity Shop и руководитель фонда «Второе дыхание». Фото с сайта charity-shop.ru

Дарья Алексеева, основатель благотворительного магазина Charity Shop и руководитель фонда «Второе дыхание », остановилась на своем примере выпуска годового отчета в виде… спектакля.

«Мы хотели показать годовой отчет так, чтобы его запомнили, и решили совместить корпоратив по случаю двухлетия Charity Shop с представлением клиентам, партнерам, сотрудникам годового отчета в виде иммерсивного спектакля, — рассказала Дарья. –Конечно, мы также сделали отчет в инфографике на 8 страницах (кстати, без помощи консалтинговых агентств, всего за 15 тыс. рублей), и перенесли его на все наши контейнеры для сбора одежды».

Мероприятие имело невероятный успех среди всех целевых групп НКО. Вывод: адресные истории как всегда победили, слушать сотрудников будут и их важно показать.

Что касается сбора информации для публичной отчетности, по словам Алексеевой, все цифры считаются в Excel, хотя год от года данные могут очень меняться. Например, совместный проект с ИКЕА, который проходит в 11 городах, дает гигантские данные по осведомленности. Но в отсутствии проекта, что очевидно, цифры совсем другие.

Отчет о проделанной работе позволит руководителю оценить качество и скорость работы секретаря. В статье - образцы отчетов о проделанной работе. используйте пошаговую инструкцию, чтобы грамотно составить отчет.

Скачайте полезный образец

Зачем нужен отчет о проделанной работе

Руководитель ставит задачу, сотрудник ее выполняет - в этом суть трудового процесса. То, что задачу выполнили фиксируют в форме отчета о проделанной работе. Каждый сотрудник периодически составляет такой документ. Частота предоставления отчетов и их форма зависят от внутренних правил компании.

Кому и зачем нужен отчет о проделанной работе? Он нужен руководителю. Этот документ позволяет оценить, насколько качественно и как быстро сотрудник выполняет задачу. Отчетные документы всех работников дают возможность составить общую картину работы компании и облегчают тактическое и стратегическое планирование.

Отчет нужен и самому работнику. Во-первых, грамотно составленный итоговый документ помогает выгодно представить руководству результаты своего труда. Во-вторых, отчет - полезный инструмент самоконтроля. В конце отчетного периода вы видите свои успехи и неудачи. Это укажет вам направления, по которым нужно развиваться.

Отчет о выполненной работе сотрудника с разъездным характером работы: образец

Скачать образец полностью

Что писать в отчете о проделанной работе

Единого стандартного образца отчета о проделанной работе нет. Документ составляют в свободной форме. Она зависит от характера выполненных задач. Недостаток свободной формы заключается в том, что многие работники не знают, как написать отчет о проделанной работе. Этому не учат в школе и редко учат в вузе. Сотрудник не получит адекватной оценки своей работы, если не владеет навыками грамотного составления отчета.

Нельзя заставить писать сотрудников правдивые отчеты, но можно научить их грамотно преподносить свои успехи и достижения. В составлении отчетного документа нет никаких сложностей. Нужно избегать ошибок, которые допускают многие.

Рассмотрим образец неправильно составленного отчета о проделанной работе за неделю и разберем типичные ошибки.

Неудачный вариант

Почему этот отчет плохой? После знакомства с таким документом у руководителя сложится впечатление, что секретарь не загружен работой. Кроме того, текст плохо читается - структура отчета оставляет желать лучшего.

Структура отчета

В образце выше отсутствуют основные элементы хорошего отчета. В нем должны быть:

• перечень задач, которые должен выполнить сотрудник;
• конкретизация этих поручений;
• анализ проделанной работы;
• планы на следующий отчетный период;
• предложения, что изменить, улучшить, оптимизировать.

Набор элементов структуры зависит от продолжительности отчетного периода. Отчет о проделанной работе за день или неделю не обязательно должен содержать анализ и предложения, однако в ежемесячном отчете о проделанной работе или в годовом отчетном документе эти элементы должны быть.

Скачать образец отчета полностью

Как оформить отчет

Если нет иных требований, отчет о проделанной работе оформляют согласно ГОСТу 7.32-2001. ГОСТ регламентирует базовые требования к оформлению отчетного документа. В нем содержатся стандарты, определяющие способ форматирования, тип и кегль шрифта, интервалы, размер полей.

Какие могут быть требования к отчету о проделанной работе

Поскольку унифицированных требований к составлению документа нет, основная задача сотрудника - улучшить восприятие текста и повысить его читабельность. Для этого:

• используйте в одном абзаце не более 5 предложений;
• чередуйте длинные и короткие предложения;
• разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу;
• оставляйте место для комментариев к таблицами и графикам;
• если отчет объемный, то в конце сделайте вывод.

Обратите внимание! Чтобы составить отчет о проделанной работе в командировке, используют специальный образец. Это унифицированная форма №Т-10а . Cкачайте готовую форму

Как написать отчет: пошаговая инструкция

Шаг 1 . Составьте черновой план документа. Отчет за короткий период не должен занимать более 1–2 страниц. Если вы отчитываетесь регулярно, подготовьте электронный шаблон документа для каждого случая:

• образец ежедневного отчета о проделанной работе;
• образец еженедельного отчета о проделанной работе;
• образец отчета о проделанной работе за месяц.

Шаг 2. Составьте перечень поставленных задач. Если задач много, сгруппируйте их в смысловые блоки.

Шаг 3. Перечислите инструменты и ресурсы, которые были использованы в ходе выполнения заданий (дополнительная рабочая сила, финансовые затраты, командировки, материалы)

Шаг 4. Представьте результаты работы. Опишите, насколько они соответствуют поставленным задачам. Если задача не выполнена, объясните причину. Дайте свою оценку ситуации. Сделайте выводы.

Шаг 5. Сформулируйте цели и задачи на следующий отчетный период.

Шаг 6. Вставьте в текст таблицы, графики и диаграммы. Часто руководитель бегло просматривает отчетный документ. Постарайтесь сделать так, чтобы таблица или график давали возможность оценить вашу работу.

Шаг 7. Внимательно перечитайте текст, следите за грамотностью и стилем. Ключевые факты выделите жирным шрифтом или курсивом. Подготовьте электронный вариант документа и вариант для распечатки. Если вам потребуется отчитаться устно или в форме презентации, заранее подготовьте краткий вариант текста, включив в него самые важные пункты.

В разгаре период составления годовой бухгалтерской и налоговой отчетности. Основной задачей специалиста финансовых служб сейчас является подведение итогов, анализ операций прошлого года и исправление ошибок. Не всегда текущая работа позволяет успеть «поймать» изменения в нашем быстро меняющемся законодательстве. Зачастую даже опытному специалисту сложно подстроиться под новое прочтение старых законов.

Как правило, бухгалтерская отчетность организаций состоит из:

• бухгалтерского баланса;
• отчета о прибылях и убытках;
• приложений к ним, предусмотренных нормативными актами;
• аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту;
• пояснительной записки.

Безусловно, не каждая организация должна предоставлять все указанные формы. Список документов, необходимых для сдачи годовой бухгалтерской отчетности, зависит от вида предприятия.

Распространенная ошибка: малые предприятия, подлежащие обязательному аудиту, не учитывают, что в их обязанность входит предоставление всех отчетных форм, по которым у них есть соответствующие показатели.

Сейчас при составлении бухгалтерской отчетности возникают вопросы и с правильным отражением в ней отдельных хозяйственных операций.

«Одним из вопросов, вызывающих наибольшее количество споров, остается порядок учета векселей, полученных от покупателя, – рассказывает руководитель департамента консалтинга и методологии фирмы «ВнешЭкономАудит» Татьяна Лобко . – Чаще всего они учитываются организациями в составе финансовых вложений. На самом деле критериям финансовых вложений такие векселя не отвечают, потому что, как правило, никакого дохода не приносят и используются только как средство расчета. На семинарах специалисты Министерства финансов не раз высказывали мнение о том, что векселя должны учитываться как денежные документы».

Приходится признать, что в последние годы бухгалтерская отчетность в какой-то мере потеряла свою значимость. Сегодня большую актуальность для бухгалтеров имеет правильность заполнения налоговой отчетности. Здесь также нужно учесть всю неоднозначность нашего законодательства.

Например, при исчислении налога на имущество по отдельным вопросам даже у специалистов Минфина и налоговых органов нет однозначного видения. Один из моментов, вызывающих разночтения, – необходимость начисления налога на имущество с объектов, передаваемых по договору лизинга. Такое имущество учитывается не как основное средство, а как доходное вложение в материальные ценности. Следовательно, под обложение налогом на имущество оно не подпадает. Выходит, что лизинговые компании, имеющие массу основных средств, которые используются для получения доходов, налог на имущество платить не должны. Такую позицию занял Минфин РФ. Однако специалисты налоговых органов с ней не согласны.

Да, зачастую определить самостоятельно «больные» места бухгалтерского учета и налогообложения бывает достаточно сложно. Специалисты знают, что справиться со сложностями можно как минимум двумя способами: обратиться к помощи консультантов либо посетить семинары, на которых будут рассмотрены соответствующие вопросы.

Один из таких специализированных семинаров «Годовой бухгалтерский отчет за 2004 год. Бухгалтерский учет и налогообложение в 2005 году», пройдет в Челябинске 25 февраля. В центре внимания специалистов будут наиболее часто возникающие вопросы, которые были выделены в ходе консультирования по составлению бухгалтерской и налоговой отчетности, а также по читательской почте журнала «Главбух».

Любой интересующийся бухгалтер сможет услышать из уст главного специалиста Департамента государственного финансового контроля, бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов России Натальи Томило ответы на вопросы, связанные с составлением годовой бухгалтерской отчетности. В частности, будет разъяснен порядок составления бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках с учетом ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль».

О проблемах, связанных с составлением налоговой отчетности и способах их разрешения, расскажет Татьяна Лобко – руководитель Департамента методологии и консалтинга аудиторской фирмы «ВнешЭкономАудит», главный редактор журнала «Спутник главбуха».

Отдельно на семинаре будут рассмотрены вопросы, связанные с изменениями в законодательстве уже нынешнего года. Вот, например, один из таких вопросов. С 1 января 2005 года изменился порядок выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Теперь максимальный размер пособия составляет 14 350 рублей. Основное отличие от всех предыдущих лет состоит в том, что первые два дня пособие оплачивается за счет работодателя. До сих пор выплаты шли из средств Фонда социального страхования.

Поскольку российское законодательство часто претерпевает изменения, бухгалтерам очень важно обсудить это не только со своими коллегами-бухгалтерами, но и со специалистами разных уровней. Таким образом, предстоящий семинар заключает в себе практическую ценность и значимость.

Может зависеть решение собрания акционеров о дальнейшей судьбе компании, оценка общественности на деятельность организации и пр. Иными словами, специалист или структурное подразделение, разрабатывающее годовой отчет должны осознавать, что от качества конечного документа зависит не только репутация, но и дальнейшее развитие предприятия.
Зачастую задача по подготовке годового отчета ложится на аналитический отдел или иное структурное подразделение, осуществляющее функции по сведению информации о деятельности всей компании за годовой период.
В зависимости от рода деятельности организации и характера аудитории, для которой предназначаются документы, отчет может быть выдержан в стилистике внутренних документов или публичной информации для широкого круга читателей. Стилистика внутренней документации соблюдается для отчетов, презентуемых учредительскому составу и акционерам компании. В этом случае, большее внимание в отчете ставится на финансовые показатели, экономическую эффективность и результаты работы по достижению ключевых задач, обозначенных в плане.
Для публичного отчета, который, как правило, публикуется на официальном сайте для всеобщего обозрения, необходимо более детальное описание деятельности организации, ее задач и миссии. Ряд приводимой информации нуждается в детальном пояснении, для чего готовится отдельный раздел. Как правило, разработкой публичного отчета аналитические службы занимаются в тесной взаимосвязи со специалистами по связям с общественностью, которые имеют возможность корректировать информацию в зависимости от ее значимости.
Вне зависимости от характера целевой аудитории отчета, любой итоговый документ имеет четкую группировку по разделам. В первом разделе, как правило приводятся задачи, которые ставились перед организацией и результаты по их достижению. Далее приводятся результаты финансовой работы за год и производственные итоги.
Финальным разделом, как правило, является деятельность компании по социальному направлению. Как правило, эти сведения содержатся в публичном отчете, где приводятся результаты социально-направленной политики компании. В качестве материалов для включения в отчет берутся сведения о представителей организации за высокие заслуги в сфере социальной поддержки, результаты благотворительной деятельности и др.
Следует помнить, что отбирая информацию для отражения в отчете, необходимо сохранять объективность предоставляемых сведений. Это правило необходимо соблюдать даже в том случае, если результаты деятельности компании по отдельным показателям далеки от идеала или свидетельствуют о недостаточной эффективности работы. Говоря об этом, в отчете необходимо отразить возможные причины, приведшие к подобным итогам, а также зафиксировать внимание аудитории о твердом намерении устранить проблему в будущем периоде.